El planning es el corazón de una agencia de alquiler de coches. Es lo que indica qué vehículos salen hoy, cuáles vuelven, cuáles están listos para alquilar y cuáles están inmovilizados. Cuando el planning es claro, el día transcurre sin estrés. Cuando es confuso, los imprevistos se acumulan.
Aquí tiene un método sencillo para organizar el planning de su agencia a diario, ya gestione un solo mostrador o varios puntos de salida.
Los elementos a seguir cada día
Las salidas previstas del día
Empiece el día con la lista de salidas: qué clientes vienen a recoger un vehículo, a qué hora, y qué coche tienen asignado. Esto permite preparar las llaves, los documentos y los vehículos con antelación.
Las devoluciones esperadas
Identifique los vehículos que deben volver durante el día. Anticipar las devoluciones ayuda a planificar la limpieza, la verificación y la rápida vuelta al alquiler de cada coche.
Los vehículos en preparación o mantenimiento
Un vehículo en limpieza, a la espera de un cambio de aceite o en inspección técnica no debe ofrecerse para alquiler. Debe aparecer claramente como no disponible en el planning para evitar cualquier asignación por error.
Organizar varias agencias o puntos de salida
Muchas agencias tienen un mostrador en la ciudad y otro en el aeropuerto. Sin una vista compartida, los equipos pasan el tiempo llamándose para saber qué vehículo está disponible y dónde. Un planning común, visible para todas las agencias, evita estas idas y vueltas y facilita el traslado de vehículos de un punto a otro.
Pasar de una tabla de papel a un planning compartido
La tabla de papel o el archivo Excel son útiles al principio, pero son difíciles de mantener al día cuando la actividad crece. Un planning compartido en línea se actualiza para todos los agentes a la vez: cada uno ve la misma disponibilidad, lo que también ayuda a evitar las dobles reservas. Con LocaFlotte, el planning muestra los estados por color (confirmado, en curso, terminado, retrasado) y se filtra por agencia o por categoría de vehículo.
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Ejemplo concreto: centro de la ciudad y aeropuerto en Marrakech
Una agencia de Marrakech gestiona un mostrador en el centro y una sucursal en el aeropuerto Marrakech-Menara. En periodos punta, los dos equipos tenían dificultades para coordinarse. Al compartir el mismo planning, ahora ven las salidas y devoluciones de los dos puntos de salida en tiempo real y organizan más fácilmente la rotación de vehículos. La aplicación móvil para los agentes puede completar esta organización en el terreno, según los módulos activados.
Preguntas frecuentes
¿Qué elementos debe verse en el planning de una agencia de alquiler?
Las salidas del día, las devoluciones esperadas, los vehículos disponibles y los que están en preparación o mantenimiento.
¿Cómo gestionar las salidas y devoluciones el mismo día?
Consultando cada mañana la lista de salidas y devoluciones, y preparando los vehículos correspondientes con antelación.
¿Se puede compartir el planning entre varias agencias?
Sí. Un planning compartido permite a cada agencia ver la disponibilidad global y repartir mejor los vehículos.
¿Cómo detectar un retraso de devolución en el planning?
Cuando se supera la hora de devolución prevista, la reserva se muestra con una alerta visual para llamar la atención de los agentes.
¿El planning se actualiza para todos los agentes?
Con un planning en línea, sí: en cuanto se añade o modifica una reserva, todos los agentes conectados ven la actualización en tiempo real.
Organice sus reservas con más serenidad
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