En la mayoría de las agencias de alquiler marroquíes el dinero circula en efectivo: un anticipo al reservar, el saldo en la salida, una fianza devuelta a la vuelta. Mientras la agencia es pequeña, basta un cuaderno. En cuanto hay dos agentes y veinte expedientes por semana, la pregunta «¿cuánto queda por cobrar en este expediente?» se vuelve difícil de responder.
Este artículo describe un método sencillo para seguir esos importes, y cómo los registra realmente LocaFlotte, sin prometer un pago en línea que no existe en el producto.
Tres cosas distintas que llamamos «el dinero del expediente»
El primer reflejo útil es no mezclar tres nociones. El anticipo es un adelanto sobre el alquiler: reduce lo que el cliente deberá pagar. El saldo es el resto del alquiler. La fianza es una garantía: no es un ingreso de la agencia y está destinada a devolverse. Una agencia que suma las tres en una sola casilla cree cobrar más de lo que realmente cobra.
La consecuencia práctica es simple: el anticipo y el saldo se siguen en la reserva, la fianza en el contrato. En LocaFlotte, el importe de la fianza lo lleva el contrato, junto con el importe realmente devuelto y el motivo cuando la devolución es parcial.
Registrar un pago: lo que pide el producto
Cada pago se vincula a una reserva y lleva un importe, una fecha y un medio. Los medios disponibles son el efectivo, la transferencia, la tarjeta pasada por el terminal de la agencia, el cheque y una categoría «otro». No existe pago en línea: no hay ningún proveedor de pago integrado, y el producto no afirma lo contrario.
Qué anotar según el medio de pago
| Medio | Información útil que registrar | Por qué |
|---|---|---|
| Efectivo | Número de recibo interno | Es el único rastro del lado de la agencia si se discute el pago. |
| Transferencia | Referencia de la transferencia, banco | Permite localizar la operación en el extracto bancario. |
| Tarjeta en el terminal | Referencia del ticket, cuatro últimos dígitos | El número completo de la tarjeta no se guarda nunca. |
| Cheque | Número de cheque, banco | Un cheque cobrado más tarde se localiza de inmediato. |
En cada pago sigue siendo posible una nota libre: ahí se escribe «pagado por el hermano del cliente» o «quedan 300 para el lunes».
El estado lo cambia todo: declarado, cobrado, anulado
Un pago puede estar declarado pero no cobrado, cobrado, o anulado. Esa distinción es lo que hace fiable el saldo pendiente: solo los pagos confirmados reducen el importe que queda por pagar. Un cheque anunciado pero no llevado al banco no debe hacer creer que el expediente está liquidado.
Un pago anulado no se borra: permanece en el historial del expediente con su fecha de anulación y su motivo. Es intencionado. Una línea que desaparece de un libro de caja siempre resulta más incómoda que una línea anulada y explicada, sobre todo cuando dos agentes se relevan en el mostrador.
La fianza, de la salida a la devolución
La fianza se fija en el contrato. A la vuelta se dan dos situaciones. O el vehículo vuelve conforme y la fianza se devuelve íntegra. O falta combustible, el kilometraje supera el límite acordado, la devolución llega tarde más allá de la tolerancia, o se constata un daño: el contrato prevé entonces unos gastos calculados a partir de los parámetros de la agencia, y la devolución es parcial.
Una retención sobre la fianza se discute mal de palabra. Se discute bien cuando el estado del vehículo a la salida, con sus fotos, va anexado al contrato firmado por el cliente: la comparación se apoya entonces en un documento que el propio cliente firmó al salir.
Leer también:La importancia del estado del vehículo en el móvil
Una rutina de fin de jornada de diez minutos
LocaFlotte
Cerrar la caja sin pasar la tarde
El objetivo no es la contabilidad: es terminar el día sabiendo qué ha entrado, qué queda por cobrar y qué habrá que devolver.
- 1
Registrar en el momento del cobro
Un pago anotado dos días después es un pago cuyo medio y referencia nadie recuerda. Registrarlo lleva treinta segundos en el mostrador.
- 2
Revisar los expedientes del día
Para cada salida y cada devolución del día, compruebe el saldo pendiente. Es el momento en que aún se puede localizar al cliente.
- 3
Confirmar o anular los pagos en espera
Un cheque llevado al banco pasa a cobrado; un cheque sin fondos pasa a anulado con su motivo. Lo que queda «en espera» debe ser una espera real.
- 4
Listar las fianzas por devolver
Los vehículos devueltos cuya fianza no se ha restituido son dinero que no es suyo. Trátelos antes de que un cliente llame.
Antes de cerrar
- Todos los cobros del día registrados
- Medio y referencia cumplimentados
- Pagos en espera resueltos
- Saldos pendientes conocidos
- Fianzas por devolver identificadas
Lo que cambia al día siguiente
Cualquier agente puede responder a un cliente sobre su expediente sin llamar al gerente, y el gerente sabe lo que la agencia ha cobrado realmente sin rehacer las cuentas.
Preguntas frecuentes
¿Se puede cobrar a un cliente con tarjeta en línea?
No. LocaFlotte registra los pagos realizados por la agencia: efectivo, transferencia, tarjeta pasada por el terminal de la agencia, cheque u otro. No existe un módulo de pago en línea para sus clientes.
¿Cómo seguir un anticipo cobrado al reservar?
El anticipo se registra como un pago de la reserva, con su fecha y su medio. Mientras esté confirmado, reduce el saldo pendiente, de modo que el resto aparece directamente en el expediente.
¿La fianza cuenta como un ingreso del alquiler?
No, y es importante: la fianza la lleva el contrato, con el importe devuelto y, en su caso, el motivo de una devolución parcial. Confundirla con un ingreso falsea todos sus totales.
¿Qué hacer con un cheque sin fondos?
Pase el pago a anulado con su motivo. Sigue visible en el historial del expediente y el saldo pendiente vuelve a subir automáticamente, que es justo lo que hace falta para reclamar al cliente.
¿Se registra el número de tarjeta del cliente?
Nunca entero. Solo pueden anotarse los cuatro últimos dígitos, para localizar la operación en el ticket del terminal.
Vea el seguimiento de los pagos en sus expedientes
En una demostración le mostramos cómo se siguen un anticipo, un saldo y una fianza desde la salida hasta la devolución.
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