Importar sus clientes, vehículos y reservas
La migración es la primera objeción de una agencia que deja Excel: ¿y mi historial? Así entra realmente en LocaFlotte, esto es lo que se comprueba línea por línea, y así se deshace una importación que no le convenga.
El equipo LocaFlotte
Una agencia que cambia de herramienta nunca parte de una página en blanco. Tiene clientes, vehículos, reservas pasadas y, a menudo, un archivo de Excel mantenido durante años. Esta guía describe cómo se recuperan hoy esos datos en LocaFlotte, sin ningún paso imaginario.
Está escrita para el gerente que prepara su migración y quiere saber, antes de comprometerse, qué deberá aportar, qué se comprobará y qué ocurre si un archivo está mal formado.
La importación se abre tras la suscripción, no durante la prueba
Es lo primero que conviene saber, porque sorprende: durante la prueba gratuita, la importación de datos está cerrada deliberadamente. La página de gestión de datos indica que la importación estará disponible tras la suscripción y remite a la página de suscripción.
La decisión es consciente: una prueba sirve para juzgar la herramienta con unos pocos expedientes introducidos a mano, no para verter un historial completo en una cuenta que quizá se abandone. Durante la prueba, cree algunos vehículos y dos o tres reservas manualmente; el historial llegará después, en una sola operación controlada.
Las plantillas de archivos y el historial de importaciones siguen consultables durante la prueba. Solo se bloquea la carga de archivos.
Las dos vías de importación disponibles hoy
En el espacio de administración, la pestaña de importación de la página de gestión de datos ofrece dos recorridos. La elección depende de la herramienta que abandone.
| Criterio | Importación automática Heberjahiz | Importación manual asistida |
|---|---|---|
| Para quién | Agencias que dejan Heberjahiz y disponen de sus exportaciones | Todas las demás: Excel, papel escaneado, otro software |
| Archivos aceptados | Un archivo CSV o Excel por paso | Varios archivos a la vez: CSV, Excel, PDF, archivo ZIP |
| Quién hace el trabajo | Usted, en un recorrido guiado de cuatro pasos | El equipo LocaFlotte, a partir de sus archivos y sus instrucciones |
| Correspondencia de columnas | Reconocida a partir de los encabezados de las exportaciones Heberjahiz | Establecida por el equipo, que le consulta en caso de duda |
| Control antes de escribir | Estadísticas y líneas con error mostradas antes de su confirmación | Control realizado por el equipo antes de la integración |
En ambos casos, no se escribe nada en su base de datos mientras no haya una confirmación explícita.
Vía 1 — la importación automática, paso a paso
El recorrido Heberjahiz impone cuatro pasos en este orden: clientes, vehículos, reservas y prerreservas. El orden no es decorativo: una reserva no puede vincularse a un vehículo o a un cliente que todavía no existe.
Pasos 1Iniciar el recorrido
Pestaña de importación, tarjeta de importación automática Heberjahiz, botón de inicio. El recorrido se abre en el paso de clientes.
Pasos 2Subir el archivo del paso
Un archivo CSV o Excel, 5 MB como máximo y 50.000 líneas como máximo. El archivo se analiza, todavía no se importa.
Pasos 3Leer el resultado del análisis
La pantalla muestra cuántas líneas son válidas y cuántas no. Las líneas con error se listan con el campo afectado y el motivo: campo obligatorio vacío, duplicado, vehículo no encontrado, solapamiento de reservas.
Pasos 4Confirmar y pasar al paso siguiente
La confirmación escribe las líneas válidas en su base de datos y hace avanzar el recorrido. Repite la operación para vehículos, reservas y prerreservas.
Si hay líneas no válidas y no ha pedido ignorarlas, la confirmación se rechaza indicando el número exacto de líneas afectadas. Corrija el archivo y vuelva a subirlo: es más seguro que una importación parcial silenciosa.
Vía 2 — la importación manual asistida
Si viene de Excel, del papel o de un software que no exporta correctamente, esta es la vía adecuada. Sube sus archivos tal cual —varios a la vez, incluidos PDF y archivos ZIP— y añade una nota libre para el equipo.
Esa nota cuenta más de lo que parece: clientes duplicados que fusionar, el archivo que contiene las nuevas tarifas, las reservas antiguas que no hay que recuperar. Evita idas y venidas. El avance de su solicitud se sigue en la pestaña de solicitudes.
Preparar un archivo que pase a la primera
Los controles aplicados a cada línea son los mismos sea cual sea la vía elegida. Conocerlos de antemano evita la mayor parte de los errores.
| Tipo de datos | Obligatorio | Rechazado o señalado |
|---|---|---|
| Clientes | El nombre | Un cliente ya presente se señala como duplicado. El teléfono es recomendable: sin él, la vinculación de las reservas es más frágil. |
| Vehículos | La matrícula, la marca, el modelo | Dos líneas con la misma matrícula, o una matrícula ya presente en la flota. |
| Reservas | El nombre del cliente, la matrícula del vehículo, la fecha de inicio, la fecha de fin | Un vehículo no encontrado, un cliente no encontrado y cualquier solapamiento con una reserva existente del mismo vehículo. |
Una línea por registro, fechas completas con la hora y una columna de matrícula escrita exactamente como en su flota: estas tres reglas bastan para que pase la gran mayoría de los archivos.
Comprobar después y volver atrás
Cada importación se conserva en el historial con sus contadores: líneas importadas, ignoradas y fallidas. Es el rastro que hay que consultar antes de concluir que un dato ha desaparecido: casi siempre se ignoró por un motivo preciso, escrito junto a la línea.
Una importación confirmada puede deshacerse. La marcha atrás trata las reservas, luego los vehículos y luego los clientes, para no romper nunca un vínculo entre dos fichas. No deshace todo a la fuerza, y es intencionado: una ficha se conserva si tiene un contrato o una factura asociados, o si la usa una reserva creada fuera de la importación. Cada línea conservada lleva su motivo.
La marcha atrás también restaura las fichas que la importación había actualizado, a partir del estado guardado antes del cambio.
Lo que esta guía no promete
- Hoy no existe un asistente de correspondencia de columnas en autoservicio para un archivo cualquiera: o sus encabezados los reconoce el recorrido automático, o el equipo toma el relevo.
- La confirmación crea clientes, vehículos y reservas. Los demás tipos de datos presentes en un archivo no se crean en ese paso.
- Un archivo que supere 5 MB o 50.000 líneas debe dividirse antes de subirlo.
- Una marcha atrás puede ser parcial: se conservan las fichas ya utilizadas por un contrato, una factura o una reserva ajena a la importación.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo importar un archivo de Excel sin convertirlo?
- En el recorrido automático, un libro de Excel se acepta igual que un archivo CSV. Para cualquier otro archivo de Excel, use la importación manual asistida: sube el libro tal cual y el equipo se ocupa del formato.
- ¿Puedo importar durante la prueba gratuita?
- No. La importación se activa tras la suscripción. Durante la prueba, introduzca algunos vehículos y reservas a mano: basta para juzgar la herramienta y evita llenar una cuenta que quizá no conserve.
- ¿Qué ocurre si dos reservas se solapan en mi archivo?
- La línea se marca como no válida antes de escribir nada, indicando el solapamiento como motivo. Usted corrige el archivo o pide expresamente ignorar las líneas no válidas: entonces no se importan y quedan listadas en el historial.
- ¿Se recupera mi historial de reservas o solo los alquileres futuros?
- Las reservas pasadas pueden recuperarse: alimentan el historial del vehículo y el del cliente. Basta con indicar el periodo que desea conservar, sobre todo si su archivo se remonta a varios años.
- ¿Cuánto tiempo hay que prever?
- La duración depende de lo limpios que estén sus archivos, no del número de líneas. Un archivo con una línea por registro, fechas completas y matrículas coherentes pasa en una sola sesión. Un archivo heterogéneo exige una o dos idas y venidas con el equipo.