Seguir los vencimientos de su flota de vehículos
Un seguro olvidado inmoviliza un vehículo justo el día de la salida. Así calcula LocaFlotte los vencimientos de cada coche, esto es lo que hay que introducir para que las alertas funcionen y este es el momento en que aparecen.
El equipo LocaFlotte
En una agencia de alquiler, los olvidos administrativos no solo cuestan una multa: cuestan un alquiler. El vehículo está reservado, el cliente ha llegado y el documento caducó la semana anterior.
Esta guía explica cómo el producto sigue esos vencimientos vehículo por vehículo. No resume ninguna norma: las periodicidades aplicables dependen del vehículo y de su situación, y se comprueban con su aseguradora y con el centro de inspección técnica.
Cuatro vencimientos, dos formas de seguirlos
Algunos vencimientos se calculan a partir de una fecha de inicio y una periodicidad; otros los lleva un documento con fecha. La distinción importa, porque determina lo que usted debe introducir.
| Vencimiento | Lo que usted introduce | Cómo se obtiene el vencimiento |
|---|---|---|
| Seguro | La fecha de inicio y la periodicidad de renovación, en meses | El próximo vencimiento se calcula a partir de esos dos valores |
| Inspección técnica | La fecha de inicio y la periodicidad de renovación, en meses | Mismo principio que el seguro |
| Impuesto de circulación | Un documento del vehículo de ese tipo, con su fecha de caducidad | El vencimiento es la fecha de caducidad del documento |
| Cambio de aceite | El intervalo en kilómetros y el umbral de alerta, o una fecha de próxima revisión | El vencimiento sigue el kilometraje registrado en el vehículo |
El permiso de circulación y el libro de mantenimiento se guardan en el mismo sitio, como documentos del vehículo con fecha.
Cuándo se disparan las alertas
Las alertas aparecen 30 días antes del vencimiento. Un vencimiento superado pasa de simple aviso a alerta prioritaria, lo que evita confundir lo que está por llegar con un vehículo que circula con un documento caducado.
Para el cambio de aceite, el disparo es por kilometraje: la alerta aparece 500 kilómetros antes del vencimiento por defecto, y ese umbral se configura vehículo por vehículo. Debe mantenerse por debajo del intervalo entre dos cambios: un umbral mayor que el intervalo no tendría sentido y se rechaza al introducirlo.
El panel de alertas no se limita a la flota: también aparecen los permisos de conducir a punto de caducar, las facturas vencidas y los contratos en litigio. Es una lista de lo que bloqueará un alquiler, no solo una lista de documentos.
El kilometraje, condición de la alerta de cambio de aceite
Una alerta calculada sobre un kilometraje de hace tres meses no sirve de nada. Por eso el producto señala aparte los vehículos cuyo kilometraje no está al día, con el motivo: ningún registro fiable, o último estado del vehículo sin kilometraje indicado.
En la práctica, el kilometraje se mantiene solo si sus agentes anotan el cuentakilómetros en los estados del vehículo de salida y de devolución. Es un hábito que se adquiere en las dos primeras semanas; después, la flota se mantiene al día por sí sola.
Poner la flota al día en una sesión
La introducción inicial es el único esfuerzo real. Una vez hecha, no se repite.
Pasos 1Recuperar los contratos de seguro
Para cada vehículo, introduzca la fecha de inicio del contrato vigente y la periodicidad de renovación en meses.
Pasos 2Recuperar las inspecciones técnicas
La misma operación: fecha de la última inspección y periodicidad aplicable a ese vehículo.
Pasos 3Adjuntar los documentos con fecha
Impuesto de circulación, permiso de circulación y libro de mantenimiento se adjuntan a la ficha del vehículo con su fecha de caducidad cuando la tienen.
Pasos 4Configurar el cambio de aceite
Indique el intervalo en kilómetros y el kilometraje del último cambio, y después el umbral de alerta si el valor por defecto no le conviene.
Lo que esta guía no promete
- Aquí no se afirma ninguna periodicidad reglamentaria. Las duraciones aplicables dependen del vehículo y se comprueban con su aseguradora y con el centro de inspección técnica.
- Un vencimiento no introducido no produce ninguna alerta: el seguimiento vale lo que vale la introducción inicial.
- El impuesto de circulación no tiene un campo propio en la ficha del vehículo: se sigue como documento con fecha.
- La alerta de cambio de aceite depende de un kilometraje al día y, por tanto, de las lecturas hechas en los estados del vehículo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuántos días de antelación se me avisa?
- 30 días antes del vencimiento para los documentos y las fechas. Para el cambio de aceite la alerta es kilométrica: 500 kilómetros antes del vencimiento por defecto, y ese umbral se configura vehículo por vehículo.
- ¿Cómo se sigue el impuesto de circulación?
- Como un documento del vehículo: se añade un documento de ese tipo con su fecha de caducidad, y la alerta sigue esa fecha.
- ¿Qué ocurre si no se anota el kilometraje?
- El vehículo aparece en las alertas con un kilometraje que no está al día, indicando el motivo. La alerta de cambio de aceite no puede calcularse con fiabilidad mientras no exista una lectura reciente.
- ¿Puedo fijar un umbral de alerta distinto por vehículo?
- Sí para el cambio de aceite: cada vehículo puede tener su intervalo y su umbral, siempre que el umbral se mantenga por debajo del intervalo.
- ¿Las alertas solo se refieren a los vehículos?
- No. La misma lista recoge los permisos de conducir a punto de caducar, las facturas vencidas y los contratos en litigio.