Firmar un contrato de alquiler, modo por modo
Firmar en el mostrador, enviar un enlace, añadir un código recibido por correo o subir un contrato firmado a mano: LocaFlotte cubre estas cuatro situaciones. Esto es lo que produce realmente cada una y lo que se conserva.
El equipo LocaFlotte
El contrato es el momento en que una agencia compromete su vehículo y su cliente. Rara vez se firma en condiciones ideales: el cliente tiene prisa, está en el aeropuerto, recoge el coche para otra persona o devuelve un documento firmado al día siguiente.
Esta guía describe los cuatro modos de firma disponibles, el rastro que deja cada uno y los plazos que se aplican. No ofrece ninguna opinión jurídica: el valor probatorio de una firma depende de su situación y corresponde a su asesor.
Los cuatro modos y cuándo usarlos
El modo se elige contrato por contrato. Nada le obliga a quedarse con uno solo para toda la agencia.
| Modo | Situación típica | Lo que se registra |
|---|---|---|
| En el dispositivo de la agencia | El cliente está en el mostrador, delante de usted | El trazo manuscrito firmado en pantalla, con la fecha y la hora |
| Enlace seguro | El cliente está ausente: entrega, aeropuerto, segundo conductor | El trazo firmado desde su dispositivo, la fecha, la dirección IP y el navegador utilizados |
| Enlace seguro con código por correo | Quiere una comprobación adicional antes de abrir el contrato | Los mismos elementos, tras introducir un código enviado a la dirección del cliente |
| Subida de un contrato firmado | El cliente ha firmado en papel; usted sube el documento | El archivo subido, su nombre y su huella digital |
Qué ocurre cuando crea un enlace de firma
En el momento en que se crea el enlace, el contenido del contrato queda fijado: se registran su huella digital y su número de versión. Si el contrato se modifica después, la comparación con esa huella lo revela, que es precisamente para lo que sirve fijarla.
El enlace en sí nunca se guarda en claro: solo se conserva su huella. Un enlace hallado en la base de datos no permite, por tanto, firmar en lugar del cliente.
Pasos 1Creación del enlace
El contrato queda fijado, se genera el enlace y se calcula su caducidad. Por defecto, un enlace sigue siendo válido 48 horas.
Pasos 2Envío al cliente
El enlace sale hacia el cliente. Se registra la fecha de envío y después la fecha en que lo abre por primera vez.
Pasos 3Verificación por código, si se elige ese modo
Se envía un código a la dirección del cliente. Sigue siendo válido 10 minutos y se permiten cinco intentos antes del bloqueo.
Pasos 4Firma y archivo
El cliente firma en la página dedicada. El contrato firmado se archiva con su huella, su tamaño y su tipo de archivo; se conservan la dirección IP y el navegador utilizados.
La validez de los enlaces y la de los códigos se configuran para su agencia: un enlace puede durar de una hora a treinta días. Los valores por defecto son 48 horas para el enlace y 10 minutos para el código.
El estado del vehículo a la salida se anexa al contrato
Cuando se valida un estado del vehículo a la salida, no se archiva en un rincón: pasa a ser un anexo del PDF del contrato, con los daños registrados, las observaciones y las fotos tomadas.
Para la agencia, eso cambia la conversación a la devolución. El documento entregado al cliente ya contiene el estado constatado a la salida, en la misma fecha y bajo la misma firma que el contrato.
Seguir el estado de una firma
Una firma no es binaria. Entre la preparación y el contrato firmado, el expediente pasa por estados visibles: enlace creado, enviado, a la espera del código, código verificado, firmado. También puede caducar, anularse o fallar.
Esos estados evitan la pregunta más habitual en el mostrador: ¿ha firmado el cliente? La respuesta se lee en el expediente, junto con la fecha en que se abrió el enlace por última vez, útil para saber si el cliente simplemente olvidó abrir el mensaje.
Lo que esta guía no promete
- Esta guía no ofrece ninguna calificación jurídica. Describe lo que el producto registra y archiva; el valor de una firma en su caso corresponde a su asesor jurídico.
- Los contratos y sus anexos se generan en francés.
- Un enlace caducado no se prorroga: hay que crear uno nuevo, lo que vuelve a fijar el contenido del contrato.
- El código por correo presupone una dirección válida del cliente. Sin dirección, use el enlace simple o la firma en el mostrador.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo es válido un enlace de firma?
- 48 horas por defecto. Esa duración se configura para su agencia, de una hora a treinta días. Pasado ese plazo, el enlace ya no abre el contrato y hay que crear otro.
- ¿Qué ocurre si el cliente se equivoca de código?
- El código es válido 10 minutos y se permiten cinco intentos. Más allá, la verificación falla y hay que partir de un nuevo envío.
- ¿Puedo modificar el contrato tras enviar el enlace?
- El contenido quedó fijado al crear el enlace. Si modifica el contrato, cree un enlace nuevo: el cliente debe firmar la versión que realmente tiene delante.
- ¿Y si el cliente prefiere firmar en papel?
- Ese es el cuarto modo: usted imprime, él firma y usted sube el documento firmado al expediente. El archivo se guarda con su huella digital, como los demás.
- ¿Aparece el estado del vehículo en el documento firmado?
- Sí, cuando se ha validado un estado del vehículo a la salida: se anexa al PDF del contrato con los daños, las observaciones y las fotos.