Le deuxième comptoir est un cap. Tant qu'il n'y a qu'une agence, tout le monde voit tout et l'information circule dans la pièce. Dès qu'il y en a deux, la même question revient plusieurs fois par jour : est-ce que cette voiture est ici ou là-bas ?
Cet article décrit les trois décisions qu'un réseau doit prendre — où reviennent les véhicules, qui voit quoi, et ce qu'on consolide — et ce que le produit permet réellement.
Le véhicule appartient à une agence, la location peut en traverser deux
Chaque véhicule est rattaché à une agence : c'est son point d'attache, celui où on le cherche quand personne ne sait où il est. Mais une location n'est pas obligée d'y rester. Une réservation porte une agence de départ et une agence de retour, qui peuvent être différentes.
C'est exactement le cas d'un client qui prend la voiture à l'aéroport et la rend en ville. Sans cette distinction, l'équipe du deuxième comptoir découvre un retour qu'elle n'attendait pas.
Le contrat porte la même information : agence de départ et agence de retour y figurent, et le document remis au client dit donc où la voiture doit revenir.
À lire aussi :Organiser les départs et les retours à l'aéroport
Qui voit quoi : une question de rôle, pas de confiance
Dans un réseau, tout le monde n'a pas besoin de tout voir. Le propriétaire et les administrateurs du compte ont une vue sur l'ensemble de l'entreprise. Les autres collaborateurs sont rattachés à une ou plusieurs agences et ne travaillent que sur celles-ci.
Ce n'est pas une question de méfiance : c'est ce qui rend l'écran utilisable. Un agent de comptoir qui voit les réservations des trois agences passe son temps à filtrer. Rattaché à la sienne, il voit sa journée.
Qui voit quoi
| Profil | Périmètre | Usage typique |
|---|---|---|
| Propriétaire, administrateur | Toute l'entreprise | Consolider, arbitrer, paramétrer. |
| Collaborateur rattaché à une agence | Son agence | Servir les clients du comptoir, préparer les départs. |
| Collaborateur rattaché à plusieurs agences | Les agences qui lui sont attribuées | Renfort saisonnier, responsable de deux comptoirs. |
Ce que le forfait autorise
Le nombre d'agences, comme le nombre de véhicules et d'utilisateurs, dépend de l'offre souscrite : chaque forfait fixe ces limites, et certaines offres ne les plafonnent pas. C'est une vérification à faire avant d'ouvrir un comptoir, pas le jour où la création est refusée.
Les limites à jour sont affichées sur la page des tarifs.
À lire aussi :Voir les tarifsLa gestion multi-agences
Ouvrir un comptoir sans désorganiser l'existant
LocaFlotte
Les étapes d'une ouverture réussie
Une seconde agence se prépare comme une petite migration : ce qui n'est pas décidé avant sera improvisé après.
- 1
Créer l'agence avec ses coordonnées
Adresse, téléphone et informations qui apparaîtront sur les documents remis aux clients de ce comptoir.
- 2
Rattacher les véhicules
Chaque voiture reçoit son point d'attache. Un parc « flottant » sans agence de rattachement redevient vite introuvable.
- 3
Attribuer les accès
Chaque collaborateur est rattaché à son agence. Les responsables qui couvrent plusieurs comptoirs en reçoivent plusieurs.
- 4
Décider des règles de retour
Un retour dans une autre agence est-il autorisé, et à quelles conditions ? La réponse doit être connue avant le premier client qui la demande.
Avant le premier jour
- Agence créée avec ses coordonnées
- Véhicules rattachés
- Accès des collaborateurs attribués
- Règles de retour inter-agences décidées
- Limites du forfait vérifiées
Le signe que c'est réussi
Personne n'appelle l'autre comptoir pour savoir où est une voiture, et le gérant peut comparer les deux agences sans ressaisir quoi que ce soit.
Questions fréquentes
Un client peut-il rendre la voiture dans une autre agence ?
Oui. La réservation et le contrat portent une agence de départ et une agence de retour, qui peuvent être différentes.
Un agent voit-il les réservations des autres agences ?
Non, sauf s'il y est rattaché. Le propriétaire et les administrateurs ont, eux, une vue sur l'ensemble de l'entreprise.
Combien d'agences peut-on créer ?
Cela dépend de l'offre souscrite, qui fixe aussi le nombre de véhicules et d'utilisateurs. Certaines offres ne plafonnent pas ces nombres ; les limites à jour figurent sur la page des tarifs.
Faut-il un parc séparé par agence ?
Chaque véhicule a une agence de rattachement, ce qui n'empêche pas une location de partir d'un comptoir et de revenir dans un autre.
Peut-on comparer les agences entre elles ?
Oui : les rapports d'activité se lisent sur la période de votre choix, ce qui permet de comparer ce que chaque comptoir a réellement produit.
Préparer l'ouverture de votre deuxième agence
Nous configurons une seconde agence sur un compte de démonstration et montrons ce que voient le gérant et l'agent de comptoir.
Demander une démonstration