Les lacunes juridiques
Un contrat incomplet ou des conditions mal formulées fragilisent la position de l’agence en cas de litige ou de sinistre.
Génération de Contrat de Location de Voiture
Éditez instantanément des contrats professionnels en PDF, avec conditions générales intégrées et signature électronique selon les modules activés.
Essayer le module contratL'émission des contrats de location est l'acte juridique fondamental de votre activité. Pourtant, l'utilisation de supports manuels ou de modèles de traitement de texte non reliés à votre stock de voitures entraîne de nombreuses pertes de temps et des risques d'erreurs de saisie. LocaFlotte digitalise l’édition de vos documents contractuels pour limiter les ressaisies et faciliter leur archivage.
Les risques liés aux contrats manuels
Les erreurs administratives
Saisir manuellement les numéros de permis, CIN ou caractéristiques de véhicules augmente le risque d’incohérence.
L’absence d'archivage centralisé
Les fiches papiers égarées ou endommagées rendent impossible tout contrôle rétroactif ou suivi en cas de litige.
Avec LocaFlotte, la création de contrats est automatisée. Les données du conducteur et du véhicule sont récupérées en un instant depuis les fiches de base de données. Les modèles de contrat sont paramétrables (conditions générales, mentions de l’agence) ; l’agence reste responsable de vérifier qu’ils correspondent à sa situation. L’éditeur permet aussi de mentionner un conducteur secondaire et de définir le montant et le mode de règlement du dépôt de garantie.
Des outils d'édition clairs et paramétrables
Génération PDF instantanée
Éditez des contrats propres, professionnels et mis en page en un instant.
Saisie de conducteur secondaire
Mentionnez facilement un deuxième conducteur avec son permis et sa pièce d’identité.
Signature électronique sur écran
Faites signer les clients directement sur votre tablette ou votre smartphone.
Gestion des dépôts de garantie
Consignez précisément le montant et le mode de règlement de la caution.
Conditions Générales intégrées
Vos clauses contractuelles spécifiques sont annexées d’office à chaque PDF produit.
Couplage avec l’état des lieux
Le contrat référence directement la fiche d'inspection et de carrosserie du véhicule.
Facturation automatisée
Générez la facture de location à partir du contrat ou de la réservation, sans ressaisir le client ni les montants.
Archivage en ligne sécurisé
Retrouvez et téléchargez vos anciens contrats à tout moment depuis votre espace d'administration.
InstantanéÉdition des contrats
SécuriséStockage des signatures
SimplifiéParcours administratif
ClairClauses contractuelles
Situation fréquente : dans une agence proche d’un aéroport, la remise des clés devient une étape longue en période d’affluence lorsque chaque document papier est rempli à la main. Quand le contrat est généré depuis la réservation, les données du client et du véhicule sont reprises sans ressaisie ; selon les modules activés, le client signe sur l’appareil de l’agence ou via un lien sécurisé, et le PDF signé peut ensuite être partagé avec lui.
L'espace d'administration web offre une interface complète pour l'administration et la comptabilité. En parallèle, l’application mobile pour les agents de LocaFlotte apporte un vrai complément : elle aide les agents de terrain à consulter les contrats, les véhicules et les fiches clients. Les départs et retours peuvent ainsi être mieux préparés. L'application mobile couvre aussi les états des lieux avec photos, l'indication des dégâts sur le schéma du véhicule et la signature sur écran, selon les modules activés. Chaque agence dispose de son propre espace, avec une séparation claire des données : vos signatures et pièces d'identité restent confidentielles. Découvrez aussi notre planning de réservations et notre protection anti-double réservation.
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Foire aux Questions — Logiciel de contrat
?Que contiennent les contrats PDF générés ?
Les contrats édités reprennent les informations de la location (conducteurs, véhicule, dates, tarifs, caution) ainsi que les conditions générales définies par votre agence. Les modèles de contrat sont paramétrables (conditions générales, mentions de l’agence) ; l’agence reste responsable de vérifier qu’ils correspondent à sa situation.
?Comment fonctionne la signature sur tablette ou mobile ?
Sur l'appareil de l'agence, le client appose sa signature à l'aide d'un stylet ou de son doigt. Le contrat peut aussi être signé à distance via un lien sécurisé, avec un code envoyé par e-mail si besoin, ou importé une fois signé sur papier. Le PDF signé est ensuite archivé.
?Peut-on modifier un contrat après sa signature ?
Non. Une fois signé, le document PDF est figé et archivé avec une empreinte numérique qui permet d'en vérifier l'intégrité. Toute modification exige l'édition d'un avenant.
?Est-il possible d'imprimer les contrats de location ?
Absolument. Bien que LocaFlotte encourage une gestion 100% sans papier, chaque contrat peut être imprimé en un clic sur n’importe quelle imprimante standard.
Sécurisez vos transactions avec des contrats professionnels
Accélérez vos formalités de départ, gardez une trace signée de chaque location et simplifiez la vie de vos agents de comptoir.
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