Charte de Confidentialité

# POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNÉES — LOCAFLOTTE 1. Objet de la politique La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont LocaDigital collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre : du site public LocaFlotte ; des demandes de contact ou de démonstration ; de la souscription aux services LocaFlotte ; de l’utilisation de l’application web et de l’application mobile LocaFlotte ; de la gestion des comptes professionnels, des abonnements, de la facturation et du support. LocaFlotte est une solution logicielle SaaS destinée aux professionnels de la location de véhicules. La présente Politique s’adresse principalement : aux visiteurs du site LocaFlotte ; aux prospects professionnels ; aux représentants des agences de location ; aux administrateurs des comptes LocaFlotte ; aux agents, comptables et collaborateurs autorisés par une agence ; aux personnes qui contactent LocaDigital ou utilisent ses services professionnels. Elle n’est pas destinée à constituer la notice d’information des locataires, conducteurs ou autres clients finaux dont les données sont enregistrées dans LocaFlotte par une agence de location. Chaque agence utilisatrice de LocaFlotte demeure responsable de l’information qu’elle doit fournir à ses propres clients concernant le traitement de leurs données personnelles. 2. Responsable du traitement Pour les traitements réalisés pour ses propres besoins, le responsable du traitement est : LocaDigital SARL à associé unique Adresse : OASIS OFFICES LATITUDES, Route de l’Oasis, Bureau 304, Maarif, Casablanca, Maroc Registre de commerce : 737087 ICE : 003988547000086 Produit concerné : LocaFlotte Contact relatif à la protection des données : [email protected] Dans la présente Politique, « LocaDigital » désigne la société éditrice et exploitante de la solution LocaFlotte. 3. Données collectées auprès des visiteurs, prospects et agences LocaDigital peut collecter les données professionnelles suivantes : nom et prénom ; adresse email professionnelle ; numéro de téléphone professionnel ; fonction occupée ; nom commercial ou raison sociale de l’agence ; adresse et pays d’établissement de l’agence ; informations relatives à l’activité de l’agence ; taille approximative du parc automobile ; contenu des demandes de contact, de démonstration ou de support ; informations administratives, juridiques ou fiscales nécessaires à la souscription ; informations relatives au plan, à la durée et au statut de l’abonnement ; factures, références de transaction et statut des paiements ; historique des échanges avec LocaDigital. Les champs obligatoires sont indiqués au moment de leur collecte. L’absence de réponse à un champ obligatoire peut empêcher LocaDigital de traiter une demande, de créer un compte ou de fournir le Service. 4. Données relatives aux utilisateurs professionnels Lorsqu’une agence crée des accès pour ses collaborateurs, LocaDigital peut traiter notamment : le nom et le prénom ; l’adresse email ; le numéro de téléphone professionnel, lorsqu’il est renseigné ; l’agence ou l’établissement de rattachement ; la fonction, le rôle et le niveau d’autorisation ; la langue et les préférences d’utilisation ; le statut du compte ; les dates de création, d’activation et de dernière connexion ; les informations nécessaires à l’authentification et à la sécurité ; l’historique des actions réalisées dans l’application ; les journaux de connexion, de sécurité et d’audit. Ces données permettent de gérer les accès, d’appliquer les autorisations définies par l’agence, de sécuriser la plateforme et d’assurer la traçabilité des opérations. 5. Données techniques Lors de l’accès au site ou aux applications LocaFlotte, certaines données techniques peuvent être collectées automatiquement : adresse IP ; date et heure de connexion ; type de navigateur ; système d’exploitation ; type d’appareil ; identifiant de session ; langue utilisée ; pages ou fonctionnalités consultées ; erreurs techniques ; tentatives de connexion ; événements et journaux de sécurité. Ces données sont utilisées pour assurer le fonctionnement, la sécurité, la maintenance et l’amélioration du Service. 6. Finalités des traitements LocaDigital traite les données collectées afin de : répondre aux demandes de contact ou de démonstration ; établir et gérer la relation commerciale avec les agences ; créer et administrer les comptes LocaFlotte ; gérer les utilisateurs, les rôles et les autorisations ; fournir l’application web et l’application mobile ; gérer les périodes d’essai, les abonnements, les factures et les paiements ; envoyer les communications nécessaires au fonctionnement du Service ; assurer le support technique et l’assistance aux utilisateurs ; traiter les demandes et les réclamations ; prévenir les accès frauduleux ou non autorisés ; assurer la sécurité, la disponibilité et la continuité du Service ; détecter, analyser et corriger les anomalies ; conserver les journaux nécessaires à la sécurité et à la traçabilité ; respecter les obligations légales, fiscales, comptables et réglementaires de LocaDigital ; mesurer et améliorer la qualité du site et des services, lorsque les outils utilisés et le consentement requis le permettent. LocaDigital ne vend pas et ne loue pas les données à caractère personnel à des tiers. 7. Fondements des traitements Selon la finalité concernée, les traitements sont fondés notamment sur : le consentement de la personne concernée, lorsqu’il est requis ; les mesures précontractuelles demandées par un prospect ; l’exécution du contrat conclu avec l’agence ; le respect des obligations légales et réglementaires applicables à LocaDigital ; les nécessités liées à la sécurité, à la prévention des abus et au fonctionnement du Service. 8. Données enregistrées par les agences concernant leurs clients Dans le cadre de leur activité, les agences peuvent enregistrer dans LocaFlotte des informations relatives notamment à leurs clients, locataires, conducteurs, réservations, contrats, véhicules, factures, paiements, états des lieux et documents justificatifs. Pour ces données : l’agence détermine les finalités et les conditions de la collecte ; l’agence agit en qualité de responsable du traitement ; LocaDigital agit en qualité de sous-traitant technique de l’agence ; LocaDigital traite les données pour fournir, héberger, sécuriser, sauvegarder et maintenir le Service ; LocaDigital traite ces données conformément aux instructions documentées de l’agence et aux obligations applicables ; l’agence demeure responsable de la licéité de la collecte, de l’information de ses clients et du traitement de leurs demandes d’exercice de droits. La présente Politique ne remplace pas la notice de protection des données que chaque agence doit mettre à la disposition de ses clients, locataires et conducteurs. Lorsqu’une demande d’accès, de rectification, d’opposition ou de suppression concerne des données enregistrées par une agence, la personne concernée doit s’adresser en priorité à cette agence. LocaDigital peut fournir à l’agence l’assistance technique nécessaire au traitement de la demande. Les obligations respectives de l’agence et de LocaDigital sont précisées dans les documents contractuels applicables, notamment les conditions du Service et les clauses relatives à la sous-traitance des données personnelles. 9. Destinataires des données Dans la limite de leurs attributions, les données peuvent être accessibles : aux personnes habilitées au sein de LocaDigital ; aux utilisateurs autorisés par l’agence concernée ; aux prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du Service ; aux prestataires de paiement pour les opérations qui les concernent ; aux conseils professionnels de LocaDigital lorsqu’un accès est nécessaire ; aux autorités administratives ou judiciaires lorsqu’une obligation légale l’impose. Les prestataires techniques peuvent intervenir notamment pour : l’hébergement informatique ; le stockage et les sauvegardes ; la sécurité et la protection contre les utilisations abusives ; l’envoi d’emails et de notifications ; le traitement des paiements ; l’assistance, la maintenance et la supervision technique ; l’analyse documentaire ou l’extraction OCR, lorsque cette fonctionnalité est utilisée ; la mesure d’audience du site public, sous réserve du consentement requis. Les prestataires ne sont autorisés à traiter les données que pour les services qui leur sont confiés et conformément aux instructions contractuelles applicables. 10. Hébergement et transferts de données L’infrastructure applicative principale de LocaFlotte est hébergée au Maroc. Certains services techniques complémentaires peuvent néanmoins impliquer un accès, un traitement ou un transfert de données en dehors du Maroc, notamment les services relatifs : à la messagerie électronique ; à la sécurité et à la protection contre les robots ; au traitement des paiements ; à l’analyse documentaire ou à l’OCR ; à la supervision technique ; à la mesure d’audience du site public. Lorsque de tels transferts sont mis en œuvre, LocaDigital veille à leur encadrement contractuel et à l’accomplissement des formalités requises auprès de la CNDP. Les pays concernés, les prestataires impliqués et les références des autorisations de transfert pourront être précisés dans la présente Politique en fonction des services effectivement utilisés. 11. Formalités auprès de la CNDP Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par LocaDigital sont soumis aux dispositions de la loi marocaine n° 09-08 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel. Ce traitement a fait l’objet d’une autorisation préalable auprès de la CNDP sous le numéro [NUMÉRO EXACT], délivrée le [DATE EXACTE]. Lorsque des transferts de données à l’étranger sont réalisés, les références des autorisations correspondantes pourront également être indiquées dans la présente Politique. 12. Durées de conservation Les données sont conservées pendant une durée proportionnée à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. En particulier : les données des prospects sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de leur demande et au suivi de la relation commerciale ; les données des agences sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle ; les données des utilisateurs professionnels sont conservées tant que leur compte reste actif ou rattaché à une agence cliente ; les informations de facturation et de paiement sont conservées conformément aux obligations légales, comptables et fiscales applicables ; les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant la durée nécessaire à la sécurité, à la traçabilité et au traitement des incidents ; les données d’un environnement d’essai peuvent être supprimées après la fin de la période d’essai lorsque l’agence ne souscrit pas au Service ; les données confiées par les agences sont conservées conformément aux instructions de l’agence, aux conditions contractuelles et aux obligations applicables ; les sauvegardes peuvent contenir temporairement certaines données jusqu’à leur remplacement ou leur suppression selon le cycle de sauvegarde applicable. À la fin de la relation contractuelle, les données peuvent être restituées, exportées, supprimées ou anonymisées selon les conditions convenues avec l’agence, sous réserve des obligations légales de conservation. 13. Sécurité et confidentialité LocaDigital met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre : les accès non autorisés ; la perte ; l’altération ; la divulgation non autorisée ; la destruction accidentelle ou illicite ; l’utilisation abusive. Ces mesures peuvent notamment comprendre : le chiffrement des communications ; la gestion des rôles et des autorisations ; l’isolation logique des données de chaque agence ; l’authentification sécurisée ; l’authentification à deux facteurs lorsqu’elle est activée ; la journalisation des actions sensibles ; les sauvegardes ; la surveillance des événements de sécurité ; la limitation des accès internes ; les mises à jour de sécurité ; les procédures de gestion des incidents. Les utilisateurs doivent préserver la confidentialité de leurs identifiants et informer rapidement LocaDigital lorsqu’ils soupçonnent un accès non autorisé à leur compte. 14. Paiements Lorsqu’un paiement est effectué au moyen d’un prestataire de paiement externe, les données bancaires nécessaires à l’opération sont collectées et traitées directement par ce prestataire. LocaDigital peut recevoir les informations nécessaires à la gestion de la transaction, notamment : le montant ; la référence de transaction ; le moyen de paiement utilisé ; la date ; le statut du paiement. LocaDigital n’a pas vocation à enregistrer ou conserver les numéros complets de carte bancaire ni les codes de sécurité des cartes. 15. Cookies et technologies similaires Le site et les applications LocaFlotte peuvent utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires : au maintien de la session ; à l’authentification ; à la sécurité ; à la conservation de la langue choisie ; au fonctionnement des formulaires ; à la protection contre les robots et les utilisations abusives. Le site public peut également utiliser des outils de mesure d’audience. Lorsque le consentement est requis, les cookies ou outils non essentiels ne sont activés qu’après le choix exprimé par l’utilisateur. L’espace professionnel sécurisé n’utilise pas les données des agences ou de leurs utilisateurs pour afficher des publicités ciblées. L’utilisateur peut gérer les cookies non essentiels au moyen de l’outil de gestion du consentement disponible sur le site ou des paramètres de son navigateur. 16. Communications LocaDigital peut envoyer aux agences et utilisateurs des communications nécessaires au fonctionnement du Service, notamment : confirmations de création ou d’activation de compte ; messages de sécurité ; alertes opérationnelles ; factures et rappels de paiement ; informations relatives à l’abonnement ; notifications de maintenance ; réponses du support ; informations relatives aux modifications importantes du Service ou des documents contractuels. Les communications commerciales distinctes sont envoyées dans les conditions autorisées par la réglementation applicable. Le destinataire peut demander à ne plus recevoir ces communications au moyen du lien de désinscription disponible ou en écrivant à [email protected]. 17. Droits des personnes concernées Conformément à la loi n° 09-08, toute personne concernée peut, dans les conditions prévues par cette loi : demander si des données la concernant font l’objet d’un traitement ; accéder aux données la concernant ; demander leur actualisation ou leur rectification lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ; demander, dans les cas prévus par la loi, leur effacement ou leur verrouillage ; s’opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de ses données. Pour les données collectées directement par LocaDigital, les demandes peuvent être adressées à : [email protected] La demande doit contenir les informations permettant d’identifier la personne et le traitement concerné. Un justificatif d’identité peut être demandé lorsque cela est nécessaire pour vérifier l’identité du demandeur et protéger les données contre les accès non autorisés. Pour les données enregistrées par une agence concernant ses propres clients, la demande doit être adressée en priorité à l’agence concernée. La personne concernée peut également saisir la CNDP selon les procédures mises à disposition par cette autorité. 18. Services et liens externes Le site LocaFlotte peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers. LocaDigital n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces services externes. Les utilisateurs sont invités à consulter leurs politiques de confidentialité avant de leur transmettre des données personnelles. 19. Modification de la Politique LocaDigital peut modifier la présente Politique afin de tenir compte : des évolutions du Service ; des changements techniques ; de l’utilisation de nouveaux prestataires ; des évolutions légales ou réglementaires ; des décisions ou recommandations de la CNDP. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la page. En cas de modification importante, LocaDigital peut en informer les agences et les utilisateurs par email ou par une notification dans l’application. 20. Contact Pour toute question concernant la présente Politique ou le traitement des données à caractère personnel : LocaDigital — Protection des données OASIS OFFICES LATITUDES Route de l’Oasis, Bureau 304 Maarif, Casablanca, Maroc Email : [email protected]