Dans la plupart des agences de location au Maroc, l'argent circule en espèces : un acompte à la réservation, le solde au départ, une caution rendue au retour. Tant que l'agence est petite, un carnet suffit. Dès qu'il y a deux agents et une vingtaine de dossiers par semaine, la question « combien reste-t-il à encaisser sur ce dossier ? » devient difficile à trancher.
Cet article décrit une méthode simple pour suivre ces montants, et comment LocaFlotte les enregistre réellement — sans promettre de paiement en ligne, qui n'existe pas dans le produit.
Trois choses différentes qu'on appelle « l'argent du dossier »
Le premier réflexe utile est de ne pas mélanger trois notions. L'acompte est une avance sur la location : il réduit ce que le client devra payer. Le solde est le reste de la location. La caution est une garantie : elle n'est pas un revenu de l'agence et elle a vocation à être rendue. Une agence qui additionne les trois dans une seule case croit encaisser plus qu'elle n'encaisse réellement.
La conséquence pratique est simple : l'acompte et le solde se suivent sur la réservation, la caution se suit sur le contrat. Dans LocaFlotte, le montant de la caution est porté par le contrat, avec le montant réellement restitué et le motif si la restitution est partielle.
Enregistrer un règlement : ce que le produit demande
Chaque règlement est rattaché à une réservation et porte un montant, une date et un mode. Les modes disponibles sont les espèces, le virement, la carte passée au terminal de l'agence, le chèque et une catégorie « autre ». Il n'existe pas de paiement en ligne : aucun prestataire de paiement n'est intégré, et le produit ne prétend pas le contraire.
Ce qu'on note selon le mode de règlement
| Mode | Information utile à saisir | Pourquoi |
|---|---|---|
| Espèces | Numéro de reçu interne | C'est la seule trace côté agence en cas de contestation. |
| Virement | Référence du virement, banque | Permet de retrouver l'opération sur le relevé bancaire. |
| Carte au terminal | Référence du ticket, 4 derniers chiffres | Le numéro complet de la carte n'est jamais enregistré. |
| Chèque | Numéro du chèque, banque | Un chèque encaissé plus tard se retrouve immédiatement. |
Une note libre reste possible sur chaque règlement : c'est là qu'on écrit « payé par le frère du client » ou « reste 300 à verser lundi ».
Le statut change tout : déclaré, encaissé, annulé
Un règlement peut être déclaré mais pas encore encaissé, encaissé, ou annulé. Cette distinction est ce qui rend le reste à payer fiable : seuls les règlements confirmés réduisent le montant restant dû. Un chèque annoncé mais non remis à la banque ne doit pas faire croire que le dossier est soldé.
Un règlement annulé n'est pas effacé : il reste dans l'historique du dossier avec sa date d'annulation et son motif. C'est volontaire. Une ligne qui disparaît d'un journal de caisse est toujours plus gênante qu'une ligne annulée et expliquée, en particulier quand deux agents se relaient au comptoir.
La caution, du départ jusqu'au retour
La caution est fixée sur le contrat. Au retour, deux situations se présentent. Soit le véhicule revient conforme et la caution est rendue en totalité. Soit il manque du carburant, le kilométrage dépasse la limite convenue, le retour est en retard au-delà de la tolérance, ou un dégât est constaté : le contrat prévoit alors des frais calculés à partir des paramètres de l'agence, et la restitution est partielle.
Une retenue sur caution se discute mal à l'oral. Elle se discute bien quand l'état des lieux de départ, avec ses photos, est annexé au contrat signé par le client : la comparaison porte alors sur un document que le client a lui-même signé au départ.
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Une routine de fin de journée qui tient en dix minutes
LocaFlotte
Fermer la caisse sans y passer la soirée
L'objectif n'est pas la comptabilité : c'est de finir la journée en sachant ce qui est entré, ce qui reste dû et ce qui devra être rendu.
- 1
Saisir au moment de l'encaissement
Un règlement noté deux jours plus tard est un règlement dont personne ne se souvient du mode ni de la référence. La saisie prend trente secondes au comptoir.
- 2
Vérifier les dossiers du jour
Pour chaque départ et chaque retour de la journée, contrôlez le reste à payer. C'est le moment où le client est encore joignable.
- 3
Confirmer ou annuler les règlements en attente
Un chèque remis à la banque passe en encaissé ; un chèque sans provision passe en annulé avec son motif. Ce qui reste « en attente » doit être une vraie attente.
- 4
Lister les cautions à rendre
Les véhicules revenus dont la caution n'a pas encore été restituée sont de l'argent qui n'est pas à vous. Traitez-les avant qu'un client ne rappelle.
À contrôler avant de fermer
- Tous les encaissements du jour saisis
- Mode et référence renseignés
- Règlements en attente tranchés
- Restes à payer connus
- Cautions à rendre identifiées
Ce que cela change le lendemain
N'importe quel agent peut répondre à un client sur son dossier sans appeler le gérant, et le gérant sait ce que l'agence a réellement encaissé sans refaire les comptes.
Questions fréquentes
Peut-on encaisser un client par carte en ligne ?
Non. LocaFlotte enregistre les règlements réalisés par l'agence : espèces, virement, carte passée au terminal de l'agence, chèque, ou autre. Il n'existe pas de module de paiement en ligne pour vos clients.
Comment suivre un acompte pris à la réservation ?
L'acompte est enregistré comme un règlement de la réservation, avec sa date et son mode. Tant qu'il est confirmé, il réduit le reste à payer ; le solde apparaît donc directement sur le dossier.
La caution est-elle comptée comme un encaissement de location ?
Non, et c'est important : la caution est portée par le contrat, avec le montant restitué et, le cas échéant, le motif d'une restitution partielle. La confondre avec un revenu fausse tous vos totaux.
Que faire d'un chèque sans provision ?
Passez le règlement en annulé avec son motif. Il reste visible dans l'historique du dossier et le reste à payer remonte automatiquement, ce qui est exactement ce qu'il faut pour relancer le client.
Enregistre-t-on le numéro de carte du client ?
Jamais en entier. Seuls les quatre derniers chiffres peuvent être notés, pour retrouver l'opération sur le ticket du terminal.
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Nous vous montrons, sur une démonstration, comment un acompte, un solde et une caution se suivent d'un départ jusqu'au retour.
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