Faire un état des lieux depuis l’application
L’état des lieux se fait devant le véhicule, pas au bureau. L’application agent est faite pour ça : quelques minutes sur le parking, et le dossier est complet.
L’équipe LocaFlotte
Avant de commencer
- L’application agent est installée sur un téléphone Android et vous y êtes connecté.
- Le contrat de location existe déjà pour cette réservation.
- Vous avez du réseau : l’application a besoin d’une connexion pour valider.
Étape 1Ouvrir le contrat et choisir le type
Depuis le contrat, ouvrez « État des Lieux - Sortie » pour un départ, « État des Lieux - Entrée » pour un retour.
Étape 2Relever le kilométrage et le carburant
L’écran rappelle le dernier kilométrage connu du véhicule pour vous éviter une faute de frappe. Le niveau de carburant se choisit par paliers, de vide à « Plein (100 %) ».
Étape 3Marquer les dégâts sur le véhicule
Touchez la zone concernée sur le schéma — avant, arrière, côté gauche, côté droit, intérieur, jantes, optique, pare-brise, pare-chocs — puis indiquez le type de dommage et sa gravité. Un repère mal placé se corrige avec « Repositionner le repère » ; un dégât sans localisation précise s’ajoute avec « Ajouter sans repère ».
Étape 4Photographier
Prenez une photo de chaque dégât relevé, et des vues générales du véhicule. Une photo datée vaut mieux qu’une description.
Étape 5Faire signer et valider
Le client signe sur l’écran. À la validation, l’application confirme que l’état des lieux de départ sera annexé au contrat signé.
Ce que vous obtenez
L’état des lieux est rattaché au contrat. Celui de départ devient une annexe du PDF du contrat, avec les dégâts, les observations et les photos. Le kilométrage relevé met à jour la fiche du véhicule et fiabilise les alertes de vidange.
Si ça ne se passe pas comme prévu
- Je suis dans un parking sans réseau
- Enregistrez d’abord un brouillon, puis placez-vous à un endroit couvert pour valider. L’application ne fonctionne pas hors connexion.
- Le kilométrage est refusé
- Un compteur ne recule pas : la valeur saisie doit être supérieure ou égale au dernier kilométrage connu. Vérifiez que vous lisez bien le compteur et non le compteur journalier.
- J’ai oublié un dégât après validation
- Un état des lieux validé est la version de référence. Notez la différence au retour, en comparant avec l’annexe du contrat signé au départ.