El segundo mostrador es un punto de inflexión. Mientras solo hay una agencia, todo el mundo lo ve todo y la información circula en la sala. En cuanto hay dos, la misma pregunta vuelve varias veces al día: ¿ese coche está aquí o allí?
Este artículo describe las tres decisiones que debe tomar una red —dónde vuelven los vehículos, quién ve qué y qué se consolida— y lo que el producto permite realmente.
El vehículo pertenece a una agencia, el alquiler puede atravesar dos
Cada vehículo está adscrito a una agencia: es su punto de referencia, donde se le busca cuando nadie sabe dónde está. Pero un alquiler no está obligado a quedarse ahí. Una reserva lleva una agencia de salida y una agencia de devolución, que pueden ser distintas.
Es exactamente el caso de un cliente que recoge el coche en el aeropuerto y lo devuelve en la ciudad. Sin esa distinción, el equipo del segundo mostrador descubre una devolución que no esperaba.
El contrato lleva la misma información: la agencia de salida y la de devolución figuran en él, de modo que el documento entregado al cliente dice dónde debe volver el coche.
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Quién ve qué: una cuestión de rol, no de confianza
En una red no todo el mundo necesita verlo todo. El propietario y los administradores de la cuenta tienen una visión sobre el conjunto de la empresa. Los demás colaboradores están adscritos a una o varias agencias y solo trabajan sobre ellas.
No es una cuestión de desconfianza: es lo que hace usable la pantalla. Un agente de mostrador que ve las reservas de tres agencias se pasa el tiempo filtrando. Adscrito a la suya, ve su jornada.
Quién ve qué
| Perfil | Alcance | Uso típico |
|---|---|---|
| Propietario, administrador | Toda la empresa | Consolidar, arbitrar, configurar. |
| Colaborador adscrito a una agencia | Su agencia | Atender a los clientes del mostrador, preparar las salidas. |
| Colaborador adscrito a varias agencias | Las agencias que se le asignan | Refuerzo de temporada, responsable de dos mostradores. |
Lo que permite el plan
El número de agencias, como el de vehículos y usuarios, depende del plan contratado: cada plan fija esos límites y algunos no los topan. Es una comprobación que hay que hacer antes de abrir un mostrador, no el día en que se rechaza la creación.
Los límites actualizados se muestran en la página de precios.
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Abrir un mostrador sin desorganizar el existente
LocaFlotte
Las etapas de una apertura lograda
Una segunda agencia se prepara como una pequeña migración: lo que no se decida antes se improvisará después.
- 1
Crear la agencia con sus datos
Dirección, teléfono e información que aparecerá en los documentos entregados a los clientes de ese mostrador.
- 2
Adscribir los vehículos
Cada coche recibe su punto de referencia. Una flota «flotante» sin agencia de adscripción vuelve a ser rápidamente ilocalizable.
- 3
Asignar los accesos
Cada colaborador se adscribe a su agencia. Los responsables que cubren varios mostradores reciben varios.
- 4
Decidir las reglas de devolución
¿Se autoriza una devolución en otra agencia, y en qué condiciones? La respuesta debe conocerse antes del primer cliente que la pida.
Antes del primer día
- Agencia creada con sus datos
- Vehículos adscritos
- Accesos de los colaboradores asignados
- Reglas de devolución entre agencias decididas
- Límites del plan comprobados
La señal de que ha salido bien
Nadie llama al otro mostrador para saber dónde está un coche, y el gerente puede comparar las dos agencias sin volver a introducir nada.
Preguntas frecuentes
¿Puede un cliente devolver el coche en otra agencia?
Sí. La reserva y el contrato llevan una agencia de salida y una agencia de devolución, que pueden ser distintas.
¿Ve un agente las reservas de las demás agencias?
No, salvo que esté adscrito a ellas. El propietario y los administradores sí tienen una visión sobre el conjunto de la empresa.
¿Cuántas agencias se pueden crear?
Depende del plan contratado, que fija también el número de vehículos y de usuarios. Algunos planes no topan esas cifras; los límites actualizados figuran en la página de precios.
¿Hace falta una flota separada por agencia?
Cada vehículo tiene una agencia de adscripción, lo que no impide que un alquiler salga de un mostrador y vuelva a otro.
¿Se pueden comparar las agencias entre sí?
Sí: los informes de actividad se leen sobre el periodo que elija, lo que permite comparar lo que ha producido realmente cada mostrador.
Prepare la apertura de su segunda agencia
Configuramos una segunda agencia en una cuenta de demostración y mostramos lo que ven el gerente y el agente de mostrador.
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