«¿Puedo quedarme el coche hasta el domingo?» Es una de las peticiones más frecuentes en el mostrador, y una de las peor tratadas. Muchas agencias dicen que sí por teléfono, cobran un complemento y no tocan nunca el contrato. El día que surge un litigio, el documento firmado describe un periodo que ya no tiene nada que ver con el alquiler real.
Este artículo describe la manera correcta de tratar una prolongación, y lo que hace realmente LocaFlotte cuando crea un anexo.
Primero comprobar, después prometer
Una prolongación no es solo cuestión de precio: es ante todo cuestión de disponibilidad. Puede que el vehículo ya esté prometido a otro cliente al día siguiente de la fecha inicial. Antes de decir que sí hay que mirar la planificación del vehículo en el nuevo periodo.
LocaFlotte vuelve a comprobar esa disponibilidad al crear el anexo: si otro contrato en curso o firmado se solapa con el nuevo periodo en el mismo vehículo, la operación se rechaza. Es una salvaguarda de servidor, no un simple mensaje de interfaz: se aplica aunque la reserva se hubiera confirmado antes.
Si el vehículo no está libre, la prolongación se convierte en un cambio de vehículo, que es otra conversación y otra comprobación.
Leer también:Evitar las dobles reservas en una agencia
Qué es un anexo en el producto
Un anexo no sobrescribe el contrato anterior: crea una nueva versión, que pasa a ser el contrato vigente y conserva el vínculo con la que sustituye. En todo momento hay un solo contrato «actual» para una reserva dada. Ese invariante es lo que permite responder sin dudar a la pregunta «¿qué documento prevalece?».
El anexo lleva también un motivo. «Prolongación de tres días a petición del cliente» es una frase que, seis meses después, vale más que un contrato modificado sin explicación. El importe de la fianza puede ajustarse en ese momento si la nueva duración lo justifica.
¿Modificar o redactar un anexo?
| Situación del contrato | Qué hacer | Por qué |
|---|---|---|
| Todavía en borrador | Modificarlo directamente | No se ha firmado ni entregado nada: una versión más no aportaría información. |
| Firmado o en curso | Crear un anexo | El cliente tiene un documento; la nueva versión debe ser trazable y estar vinculada a la anterior. |
| Terminado o anulado | No tocarlo | Un alquiler cerrado se corrige con un expediente nuevo, no reescribiendo el historial. |
El producto aplica esta regla: pedir un anexo sobre un contrato todavía en borrador se rechaza, con el mensaje que invita a modificarlo directamente.
El nuevo documento también debe firmarse
Un anexo nace en borrador. Pasa a ser oponible igual que el contrato inicial: se edita en PDF, se repasa con el cliente y se firma, en el mostrador, mediante un enlace enviado al cliente, o mediante un enlace con un código recibido por correo.
Es donde muchas agencias se detienen demasiado pronto. Un anexo preparado pero nunca firmado no vale más que un acuerdo verbal: solo indica que alguien tuvo la intención de hacer las cosas bien.
Leer también:Firmar un contrato de alquiler, modo por modoGenerar un contrato de alquiler en PDF
¿Y el complemento de precio?
La prolongación cambia la duración y, por tanto, el importe. El complemento se trata como cualquier otro pago del expediente: importe, fecha, medio y un estado que indica si está realmente cobrado. Mientras no lo esté, el saldo pendiente lo muestra.
El error clásico consiste en cobrar el complemento en efectivo sin registrar nada, porque «el contrato ya está hecho». El expediente parece entonces liquidado cuando no lo está, o al revés.
Leer también:Seguir los pagos en efectivo, los anticipos y las fianzasEl software de contratos de alquiler de coches
Preguntas frecuentes
¿Hay que hacer firmar de nuevo al cliente en una prolongación?
Sí. El anexo es un documento nuevo: se edita, se repasa y se firma como el contrato inicial. Un anexo sin firmar no protege a nadie.
¿Qué ocurre con el contrato original?
Se conserva. El anexo pasa a ser la versión vigente y mantiene el vínculo con la que sustituye, de modo que el historial completo del expediente sigue siendo legible.
¿Se puede prolongar si el vehículo ya está reservado después?
No. La disponibilidad se vuelve a comprobar al crear el anexo, y la operación se rechaza si otro contrato se solapa con el nuevo periodo en el mismo vehículo.
¿Se puede cambiar la fianza en un anexo?
Sí. El importe puede ajustarse en ese momento; si no, se mantiene el del contrato anterior.
Mi contrato sigue en borrador, ¿necesito un anexo?
No. Mientras no se haya firmado nada, modifique el borrador directamente: de hecho, el producto se niega a crear un anexo en ese caso.
Vea un anexo de principio a fin
Partimos de un contrato firmado, prolongamos el periodo y lo volvemos a firmar, en un expediente de demostración.
Solicitar una demostración