Créer une réservation
La réservation est le point de départ de tout le reste : c’est elle qui bloque le véhicule, qui alimente le contrat et qui porte les règlements.
L’équipe LocaFlotte
Avant de commencer
- Le véhicule existe dans votre parc et son statut n’est pas « vendu » ni « immobilisé ».
- Le client existe, ou vous le créerez au passage.
Étape 1Ouvrir la liste des réservations
Dans le menu de gauche, cliquez sur « Réservations », puis sur le bouton « Nouvelle réservation » en haut à droite.
Étape 2Choisir le client
Recherchez le client par son nom ou son téléphone. S’il n’existe pas encore, créez sa fiche : le nom est le seul champ obligatoire, mais le téléphone vous évitera de le chercher longtemps la fois suivante.
Étape 3Choisir le véhicule et la période
Indiquez la date et l’heure de départ, puis celles de retour. La durée et le montant se calculent à partir du tarif journalier du véhicule ; vous pouvez ajuster le tarif si votre accord avec le client est différent.
Étape 4Renseigner l’agence de départ et celle de retour
Les deux peuvent être différentes : c’est le cas d’un départ à l’aéroport et d’un retour en ville. C’est ce qui fait que le bon comptoir attend le véhicule.
Étape 5Enregistrer
La réservation apparaît immédiatement dans le planning partagé, visible par toute l’équipe rattachée à l’agence.
Ce que vous obtenez
Le véhicule est bloqué sur la période choisie, la réservation porte son numéro de référence, et le contrat pourra en être généré sans ressaisie.
Si ça ne se passe pas comme prévu
- Le véhicule n’apparaît pas dans la liste
- Vérifiez son statut sur sa fiche : un véhicule vendu, immobilisé ou en maintenance n’est pas proposé. Vérifiez aussi l’agence de départ choisie.
- L’enregistrement est refusé pour cause de chevauchement
- Une autre réservation ou un contrat en cours occupe déjà ce véhicule sur tout ou partie de la période. Changez de véhicule, ou ajustez les dates.
- Le montant ne correspond pas à ce que j’ai annoncé
- Le calcul part du tarif journalier de la fiche véhicule. Corrigez le tarif sur la réservation pour ce dossier, ou la fiche véhicule si le prix a changé durablement.