Encaisser un acompte
Un acompte enregistré au moment où il est encaissé, c’est un reste à payer juste toute la semaine. Trente secondes au comptoir.
L’équipe LocaFlotte
Avant de commencer
- La réservation existe.
- Vous savez par quel moyen le client paie : espèces, virement, carte au terminal de l’agence ou chèque.
Étape 1Ouvrir la réservation
Depuis « Réservations », ouvrez le dossier concerné.
Étape 2Ajouter un règlement
Cliquez sur « Ajouter un règlement ».
Étape 3Saisir le montant et le mode
Indiquez le montant reçu et le mode de paiement. Selon le mode, complétez ce qui permettra de retrouver l’opération : numéro de reçu pour les espèces, référence du virement, quatre derniers chiffres de la carte, numéro de chèque et banque.
Étape 4Choisir le statut
Un règlement réellement encaissé est confirmé. Un chèque annoncé mais pas encore remis reste en attente : il n’entrera pas dans le reste à payer tant qu’il n’est pas confirmé.
Étape 5Enregistrer le règlement
Le montant restant dû se met à jour immédiatement sur le dossier.
Ce que vous obtenez
Le dossier affiche ce qui a été encaissé et ce qui reste dû. Le règlement apparaît dans le suivi des encaissements avec son mode, sa date et sa référence.
Si ça ne se passe pas comme prévu
- Le client a payé mais le reste à payer n’a pas bougé
- Le règlement est probablement resté en attente. Ouvrez-le et passez-le en confirmé.
- Le chèque est revenu impayé
- N’effacez pas la ligne : annulez le règlement en indiquant le motif. Il reste visible dans l’historique du dossier et le reste à payer remonte automatiquement.
- Je me suis trompé de montant
- Annulez le règlement erroné avec son motif, puis saisissez le bon. L’historique garde la trace des deux, ce qui est exactement ce qu’il faut si quelqu’un pose la question plus tard.