Suivre les échéances de votre parc automobile
Une assurance oubliée immobilise un véhicule un jour de départ. Voici comment LocaFlotte calcule les échéances de chaque voiture, ce qu’il faut saisir pour que les alertes fonctionnent, et à partir de quand elles apparaissent.
L’équipe LocaFlotte
Dans une agence de location, les oublis administratifs ne coûtent pas seulement une amende : ils coûtent une location. Le véhicule est réservé, le client est là, et le document a expiré la semaine précédente.
Ce guide explique comment le produit suit ces échéances véhicule par véhicule. Il ne récapitule aucune règle réglementaire : les périodicités applicables dépendent du véhicule et de votre situation, et se vérifient auprès de votre assureur et du centre de visite technique.
Quatre échéances, deux façons de les suivre
Certaines échéances se calculent à partir d’une date de départ et d’une périodicité ; d’autres sont portées par un document daté. La distinction est importante, parce qu’elle détermine ce que vous devez saisir.
| Échéance | Ce que vous saisissez | Comment l’échéance est obtenue |
|---|---|---|
| Assurance | La date de début et la périodicité de renouvellement, en mois | La prochaine échéance est calculée à partir de ces deux valeurs |
| Visite technique | La date de début et la périodicité de renouvellement, en mois | Même principe que l’assurance |
| Vignette | Un document du véhicule de type vignette, avec sa date d’expiration | L’échéance est la date d’expiration du document |
| Vidange | L’intervalle en kilomètres et le seuil d’alerte, ou une date de prochaine révision | L’échéance suit le kilométrage relevé sur le véhicule |
La carte grise et le carnet d’entretien se rangent au même endroit que la vignette, comme documents datés du véhicule.
Quand les alertes se déclenchent
Les alertes apparaissent 30 jours avant l’échéance. Une échéance dépassée bascule d’un simple avertissement vers une alerte à traiter en priorité, ce qui évite de confondre ce qui est à prévoir et un véhicule qui roule avec un document périmé.
Pour la vidange, le déclenchement se fait au kilométrage : l’alerte apparaît 500 kilomètres avant l’échéance par défaut, et ce seuil se règle véhicule par véhicule. Il doit rester inférieur à l’intervalle entre deux vidanges — un seuil plus grand que l’intervalle n’aurait aucun sens et est refusé à la saisie.
Le tableau d’alertes ne se limite pas au parc : permis de conduire arrivant à expiration, facture en retard et contrat en litige y figurent aussi. C’est une liste de ce qui bloquera une location, pas seulement une liste de documents.
Le kilométrage, condition de l’alerte vidange
Une alerte de vidange calculée sur un kilométrage vieux de trois mois ne sert à rien. C’est pourquoi le produit signale séparément les véhicules dont le kilométrage n’est pas à jour, avec la raison : aucun relevé fiable, ou dernier état des lieux sans kilométrage renseigné.
En pratique, le kilométrage se met à jour tout seul si vos agents renseignent le compteur lors des états des lieux de départ et de retour. C’est une habitude à prendre les deux premières semaines ; ensuite le parc se tient à jour de lui-même.
Mettre le parc à jour en une séance
La saisie initiale est le seul vrai effort. Une fois faite, elle ne se refait pas.
Étapes 1Reprendre les contrats d’assurance
Pour chaque véhicule, saisissez la date de début du contrat en cours et la périodicité de renouvellement en mois.
Étapes 2Reprendre les visites techniques
Même opération : date de la dernière visite et périodicité applicable à ce véhicule.
Étapes 3Ajouter les documents datés
Vignette, carte grise et carnet d’entretien se joignent à la fiche du véhicule avec leur date d’expiration lorsqu’ils en ont une.
Étapes 4Régler la vidange
Indiquez l’intervalle en kilomètres et le kilométrage de la dernière vidange, puis le seuil d’alerte si la valeur par défaut ne vous convient pas.
Ce que ce guide ne promet pas
- Aucune périodicité réglementaire n’est affirmée ici. Les durées applicables dépendent du véhicule et se vérifient auprès de votre assureur et du centre de visite technique.
- Une échéance non saisie ne produit aucune alerte : le suivi vaut ce que vaut la saisie initiale.
- La vignette n’a pas de champ dédié sur la fiche du véhicule : elle se suit comme un document daté.
- L’alerte de vidange dépend d’un kilométrage à jour, donc des relevés faits lors des états des lieux.
Questions fréquentes
- Combien de jours à l’avance suis-je prévenu ?
- 30 jours avant l’échéance pour les documents et les dates. Pour la vidange, l’alerte est kilométrique : 500 kilomètres avant l’échéance par défaut, et ce seuil se règle véhicule par véhicule.
- Comment suivre la vignette ?
- Comme un document du véhicule : vous ajoutez un document de type vignette avec sa date d’expiration, et l’alerte suit cette date.
- Que se passe-t-il si le kilométrage n’est pas relevé ?
- Le véhicule apparaît dans les alertes comme ayant un kilométrage qui n’est pas à jour, avec la raison. L’alerte de vidange, elle, ne peut pas être calculée de façon fiable tant qu’aucun relevé récent n’existe.
- Puis-je régler un seuil d’alerte différent par véhicule ?
- Oui pour la vidange : chaque véhicule peut avoir son intervalle et son seuil d’alerte, tant que le seuil reste inférieur à l’intervalle.
- Les alertes concernent-elles seulement les véhicules ?
- Non. La même liste remonte les permis de conduire arrivant à expiration, les factures en retard et les contrats en litige.