Faire signer un contrat de location, mode par mode
Signer au comptoir, envoyer un lien, ajouter un code reçu par courriel ou reverser un contrat signé à la main : LocaFlotte gère ces quatre situations. Voici ce que chacune produit réellement, et ce qui est conservé.
L’équipe LocaFlotte
Le contrat est le moment où une agence engage son véhicule et son client. Il se signe rarement dans des conditions idéales : le client est pressé, il est à l’aéroport, il récupère la voiture pour quelqu’un d’autre, ou il renvoie un document signé le lendemain.
Ce guide décrit les quatre modes de signature disponibles, la trace que chacun laisse et les durées qui s’appliquent. Il ne donne aucun avis juridique : la valeur probante d’une signature dépend de votre situation et relève de votre conseil.
Les quatre modes, et quand les utiliser
Le mode se choisit contrat par contrat. Rien ne vous oblige à en retenir un seul pour toute l’agence.
| Mode | Situation typique | Ce qui est enregistré |
|---|---|---|
| Sur l’appareil de l’agence | Le client est au comptoir, devant vous | Le tracé manuscrit signé à l’écran, avec la date et l’heure |
| Lien sécurisé | Le client est absent : livraison, aéroport, second conducteur | Le tracé signé depuis son appareil, la date, l’adresse IP et le navigateur utilisés |
| Lien sécurisé avec code par courriel | Vous voulez une vérification supplémentaire avant l’ouverture du contrat | Les mêmes éléments, après saisie d’un code envoyé à l’adresse du client |
| Import d’un contrat signé | Le client a signé sur papier ; vous reversez le document | Le fichier déposé, son nom et son empreinte numérique |
Ce qui se passe quand vous créez un lien de signature
Au moment où le lien est créé, le contenu du contrat est figé : son empreinte numérique et son numéro de version sont enregistrés. Si le contrat est modifié ensuite, la comparaison avec cette empreinte le montre — c’est précisément l’intérêt de la figer.
Le lien lui-même n’est jamais conservé en clair : seule son empreinte est stockée. Un lien retrouvé dans la base ne permet donc pas de signer à la place du client.
Étapes 1Création du lien
Le contrat est figé, le lien est généré et sa date d’expiration est calculée. Par défaut, un lien reste valable 48 heures.
Étapes 2Envoi au client
Le lien part vers le client. La date d’envoi est enregistrée, puis la date de première consultation quand il l’ouvre.
Étapes 3Vérification par code, si ce mode est choisi
Un code est envoyé à l’adresse du client. Il reste valable 10 minutes et cinq tentatives sont autorisées avant blocage.
Étapes 4Signature et archivage
Le client signe sur la page dédiée. Le contrat signé est archivé avec son empreinte, sa taille et son type de fichier ; l’adresse IP et le navigateur utilisés sont conservés.
La durée de validité des liens et celle des codes se règlent pour votre agence : le lien peut aller d’une heure à trente jours. Les valeurs par défaut sont 48 heures pour le lien et 10 minutes pour le code.
L’état des lieux de départ est annexé au contrat
Quand un état des lieux de départ est validé, il n’est pas rangé dans un coin : il devient une annexe du PDF du contrat, avec les dégâts relevés, les observations et les photos prises.
Pour l’agence, cela change la discussion au retour. Le document remis au client contient déjà l’état constaté au départ, à la même date et sous la même signature que le contrat.
Suivre l’état d’une signature
Une signature n’est pas binaire. Entre la préparation et le contrat signé, le dossier passe par des états visibles : lien créé, envoyé, en attente du code, code vérifié, signé. Il peut aussi expirer, être annulé ou échouer.
Ces états évitent la question la plus courante au comptoir : le client a-t-il signé ? La réponse est lisible dans le dossier, avec la date de dernière consultation du lien — utile pour savoir si le client a simplement oublié d’ouvrir le message.
Ce que ce guide ne promet pas
- Ce guide ne donne aucune qualification juridique. Il décrit ce que le produit enregistre et archive ; la valeur d’une signature dans votre cas relève de votre conseil juridique.
- Les contrats et leurs annexes sont générés en français.
- Un lien expiré ne se prolonge pas : il faut en créer un nouveau, ce qui refige le contenu du contrat.
- Le code par courriel suppose une adresse valide pour le client. Sans adresse, utilisez le lien simple ou la signature au comptoir.
Questions fréquentes
- Combien de temps un lien de signature reste-t-il valable ?
- 48 heures par défaut. Cette durée se règle pour votre agence, d’une heure à trente jours. Passé ce délai, le lien n’ouvre plus le contrat et vous en créez un nouveau.
- Que se passe-t-il si le client se trompe de code ?
- Le code reste valable 10 minutes et cinq tentatives sont autorisées. Au-delà, la vérification échoue et il faut repartir d’un nouvel envoi.
- Puis-je modifier le contrat après avoir envoyé le lien ?
- Le contenu a été figé à la création du lien. Si vous modifiez le contrat, créez un nouveau lien : le client doit signer la version qu’il a réellement sous les yeux.
- Et si le client préfère signer sur papier ?
- C’est le quatrième mode : vous imprimez, il signe, vous reversez le document signé dans le dossier. Le fichier est archivé avec son empreinte numérique, comme les autres.
- L’état des lieux figure-t-il dans le document signé ?
- Oui, quand un état des lieux de départ a été validé : il est annexé au PDF du contrat avec les dégâts, les observations et les photos.