Factures et encaissements : distinguer les montants
Une méthode pour distinguer facturation, paiements reçus et restes à encaisser dans une agence de location.
Équipe LocaFlotte
Partir de l’opération réelle
Une réservation, une facture et un paiement décrivent trois étapes différentes. Pour savoir ce qui est entré dans la caisse, partez des paiements confirmés et de leur date. Un acompte reçu ne signifie pas que toute la location est réglée ; une facture éditée ne prouve pas que le client a payé.
Relier chaque paiement à son dossier
Retrouvez la réservation, le client, le véhicule et le moyen de paiement. Vérifiez les paiements partiels, annulations et remboursements avant de comparer vos totaux. Une caution reçue doit être identifiée selon sa nature : sa présence sur un compte ne suffit pas à en faire un revenu de location.
Organiser une revue régulière
Choisissez une période commune et rapprochez les paiements des dossiers concernés. Examinez séparément les restes attendus et les sommes reçues. Avec LocaFlotte et LocaWallet, la démonstration doit montrer ce lien et expliquer comment sont traitées les corrections. Corrigez la donnée à sa source lorsqu’un écart est identifié.