في أغلب وكالات كراء السيارات بالمغرب، يدور المال نقدًا: تسبيق عند الحجز، ورصيد عند الانطلاق، وضمانة تُرجَع عند الإرجاع. وما دامت الوكالة صغيرة، يكفي دفتر. لكن بمجرد أن يصير هناك عونان وعشرون ملفًا في الأسبوع، يصبح السؤال «كم بقي لنحصّله في هذا الملف؟» صعب الجواب.
يقدّم هذا المقال طريقة بسيطة لتتبّع هذه المبالغ، وكيف يسجّلها LocaFlotte فعليًا — دون أن نَعِد بأداء عبر الإنترنت، وهو غير موجود في المنتج.
ثلاثة أشياء مختلفة نسمّيها «مال الملف»
أول ردّ فعل مفيد هو ألا نخلط بين ثلاثة مفاهيم. التسبيق تقدمة على الكراء: يُنقص ما سيؤدّيه الزبون. والرصيد هو باقي الكراء. أما الضمانة فهي كفالة: ليست مدخولًا للوكالة، والأصل أن تُرجَع. والوكالة التي تجمع الثلاثة في خانة واحدة تظن أنها تحصّل أكثر مما تحصّل فعلًا.
والنتيجة العملية بسيطة: التسبيق والرصيد يُتتبَّعان على الحجز، والضمانة تُتتبَّع على العقد. في LocaFlotte، يحمل العقدُ مبلغَ الضمانة، مع المبلغ المُرجَع فعليًا وسبب الإرجاع الجزئي عند الاقتضاء.
تسجيل أداء: ما الذي يطلبه المنتج
كل أداء مرتبط بحجز، ويحمل مبلغًا وتاريخًا ووسيلة. والوسائل المتاحة هي النقد، والتحويل البنكي، والبطاقة المُمرَّرة على طرفية الوكالة، والشيك، وصنف «أخرى». ولا يوجد أداء عبر الإنترنت: لا وسيط أداء مدمج، والمنتج لا يدّعي خلاف ذلك.
ما الذي يُسجَّل حسب وسيلة الأداء
| الوسيلة | المعلومة المفيدة | لماذا |
|---|---|---|
| نقدًا | رقم الوصل الداخلي | هو الأثر الوحيد لدى الوكالة عند أي نزاع. |
| تحويل بنكي | مرجع التحويل والبنك | يتيح العثور على العملية في كشف الحساب. |
| بطاقة على الطرفية | مرجع الوصل وآخر أربعة أرقام | رقم البطاقة كاملًا لا يُحفظ أبدًا. |
| شيك | رقم الشيك والبنك | الشيك الذي يُصرف لاحقًا يُعثر عليه فورًا. |
تبقى ملاحظة حرة ممكنة على كل أداء: هناك تُكتب عبارة مثل «أدّاه أخ الزبون» أو «بقي 300 يوم الاثنين».
الحالة تغيّر كل شيء: مصرَّح به، محصَّل، ملغى
قد يكون الأداء مصرَّحًا به وغير محصَّل بعد، أو محصَّلًا، أو ملغى. وهذا التمييز هو ما يجعل المبلغ المتبقّي موثوقًا: الأداءات المؤكَّدة وحدها تُنقص ما بقي. والشيك المُعلن عنه دون أن يُودَع في البنك لا ينبغي أن يوهم بأن الملف قد سُوّي.
والأداء الملغى لا يُمحى: يبقى في سجلّ الملف بتاريخ إلغائه وسببه. وهذا مقصود. فالسطر الذي يختفي من دفتر الصندوق يظل دائمًا أكثر إحراجًا من سطر أُلغي وشُرح، خصوصًا حين يتناوب عونان على المكتب.
الضمانة، من الانطلاق إلى الإرجاع
تُحدَّد الضمانة في العقد. وعند الإرجاع تظهر حالتان. إما أن تعود السيارة مطابقة فتُرجَع الضمانة كاملة. وإما أن ينقص الوقود، أو يتجاوز العدّاد الحدّ المتفق عليه، أو يتأخر الإرجاع بعد فترة التسامح، أو يُعايَن ضرر: عندها ينص العقد على مصاريف تُحتسب انطلاقًا من معايير الوكالة، ويكون الإرجاع جزئيًا.
الاقتطاع من الضمانة يصعب نقاشه شفويًا. ويسهل نقاشه حين يكون محضر المعاينة عند الانطلاق، بصوره، ملحقًا بالعقد الذي وقّعه الزبون: عندئذ تقوم المقارنة على وثيقة وقّعها الزبون نفسه عند الانطلاق.
اقرأ أيضًا:أهمية محضر المعاينة عبر الهاتف
روتين آخر النهار في عشر دقائق
LocaFlotte
إغلاق الصندوق دون قضاء المساء
الهدف ليس المحاسبة: بل إنهاء اليوم وأنت تعرف ما دخل، وما بقي مستحقًا، وما سيلزم إرجاعه.
- 1
سجّل لحظة التحصيل
الأداء الذي يُدوَّن بعد يومين أداء لا يتذكر أحد وسيلته ولا مرجعه. والتسجيل يستغرق ثلاثين ثانية عند المكتب.
- 2
راجع ملفات اليوم
لكل انطلاق ولكل إرجاع في اليوم، تحقّق من المبلغ المتبقّي. فهذه هي اللحظة التي لا يزال فيها الزبون قابلًا للاتصال.
- 3
أكّد الأداءات المعلّقة أو ألغِها
الشيك المودَع في البنك يصير محصَّلًا؛ والشيك بدون رصيد يصير ملغى مع سببه. وما يبقى «معلّقًا» ينبغي أن يكون انتظارًا حقيقيًا.
- 4
أحصِ الضمانات الواجب إرجاعها
السيارات التي رجعت ولم تُرجَع ضماناتها بعدُ مالٌ ليس لك. عالجها قبل أن يتصل زبون.
قبل الإغلاق
- كل تحصيلات اليوم مسجَّلة
- الوسيلة والمرجع مدوَّنان
- الأداءات المعلّقة محسومة
- المبالغ المتبقّية معروفة
- الضمانات الواجب إرجاعها محدَّدة
ما الذي يتغيّر في الغد
يستطيع أي عون أن يجيب زبونًا عن ملفه دون أن يتصل بالمسيّر، ويعرف المسيّر ما حصّلته الوكالة فعلًا دون إعادة الحسابات.
أسئلة متكررة
هل يمكن تحصيل مبلغ من زبون بالبطاقة عبر الإنترنت؟
لا. يسجّل LocaFlotte الأداءات التي تنجزها الوكالة: نقدًا، أو تحويلًا، أو بطاقة على طرفية الوكالة، أو شيكًا، أو غير ذلك. ولا توجد وحدة أداء عبر الإنترنت لزبنائك.
كيف أتتبّع تسبيقًا أُخذ عند الحجز؟
يُسجَّل التسبيق كأداء على الحجز، بتاريخه ووسيلته. وما دام مؤكَّدًا فإنه يُنقص المبلغ المتبقّي، فيظهر الرصيد مباشرة على الملف.
هل تُحتسب الضمانة ضمن مداخيل الكراء؟
لا، وهذا مهم: الضمانة يحملها العقد، مع المبلغ المُرجَع وسبب الإرجاع الجزئي عند الاقتضاء. والخلط بينها وبين المدخول يفسد كل مجاميعك.
ماذا أفعل بشيك بدون رصيد؟
حوّل الأداء إلى ملغى مع سببه. يبقى ظاهرًا في سجلّ الملف ويرتفع المبلغ المتبقّي تلقائيًا، وهو بالضبط ما تحتاجه لمتابعة الزبون.
هل يُسجَّل رقم بطاقة الزبون؟
لا يُسجَّل كاملًا أبدًا. لا يمكن تدوين سوى آخر أربعة أرقام، للعثور على العملية في وصل الطرفية.
شاهد تتبّع الأداءات على ملفاتك
نعرض عليك، في عرض توضيحي، كيف يُتتبَّع تسبيق ورصيد وضمانة من الانطلاق إلى الإرجاع.
طلب عرض توضيحي