كيف تتتبع أسطول وكالة كراء بشكل أفضل

الأسطول هو الأصل الرئيسي لوكالة كراء. كل سيارة متوقفة بسبب عطل، وثيقة منتهية أو صيانة منسية تمثّل ضياعًا في المداخيل. تتبع أسطولك جيدًا يعني ضمان بقاء كل سيارة متوفرة، في وضعية قانونية ومربحة.

إليك منهجية بسيطة لتتبع أسطولك يوميًا، دون أن تغرق في التفاصيل.

لكل سيارة حالة: متوفرة، مكراة، في التحضير أو في الصيانة. تحيين هذه الحالة يتفادى تعيين سيارة غير جاهزة بالخطأ. سيارة في الصيانة يجب حجبها تلقائيًا في الجدول.

للتأمين والوصم تواريخ انتهاء دقيقة. تسجيلها لكل سيارة وتلقّي تنبيه قبل انتهاء الصلاحية يتيح البقاء في وضعية قانونية وتفادي الغرامات.

يجب تجديد الفحص التقني بانتظام. تنبيه قبل أسابيع من الأجل يترك وقتًا لبرمجة المرور دون حجب كراء مبرمج مسبقًا.

إلى جانب التواريخ، تتوقف بعض الصيانات على الكيلومتراج، مثل تغيير الزيت. تتبع كيلومتراج كل سيارة يساعد على توقّع هذه الصيانات قبل العطل.

ليست كل السيارات متساوية. بعضها يسير كثيرًا ويدرّ، وبعضها يكلّف غاليًا في الصيانة. بمقارنة نسبة الاستعمال ومداخيل كل سيارة، كما يتتبعها LocaFlotte، بفواتير المرأب الخاصة بك (لا تُسجَّل مبالغ الصيانة في الأداة)، ترى بسهولة أكبر أي السيارات مربحة وأيها تستحق التعويض.

في بداية كل يوم، راجع السيارات المنتظر خروجها أو رجوعها، والحالات غير المحيّنة، والوثائق أو الصيانات القريبة. عيّن شخصاً لمتابعة كل استثناء وحدد متى تصبح السيارة جاهزة من جديد؛ فكتابة «في الصيانة» دون مسؤول أو موعد متوقع لا تكفي لاتخاذ قرار حول الحجز. عند الاسترجاع، سجّل الكيلومتراج والحالة وأي ملاحظة قبل إغلاق الملف حتى لا يبدأ اليوم التالي بمعطيات ناقصة.

مرة في الأسبوع، قارن المسافة المسجلة مع عمليات الانطلاق والاسترجاع، وراجع السيارات قليلة الاستعمال أو كثيرة التوقف، ثم تحقق من التأمين والوصم والفحص التقني ومواعيد الورشة. لا تجعل التنبيه بديلاً عن المسؤولية: اتفق على الشخص الذي يراجع التنبيه، والوثيقة التي تثبت إنجاز العملية، ومن يرفع الحجب عن السيارة. هذا الروتين يجعل تاريخ السيارة قابلاً للفهم عند تغير الموظفين ويقلل القرارات المبنية على رسائل متفرقة أو ذاكرة فردية.

سجّل لكل استثناء سببه وتاريخ اكتشافه والشخص المكلف بإغلاقه، ثم راجع في الاجتماع الأسبوعي ما بقي مفتوحًا. بهذه الطريقة يستطيع الموظف الذي يستلم المناوبة معرفة ما إذا كانت السيارة جاهزة فعلاً، وما الوثيقة أو عملية الصيانة التي ما زالت مطلوبة قبل إتاحتها للحجز.

يجمّع LocaFlotte تتبع أسطولك: حالة السيارات، تواريخ التأمين والوصم والفحص التقني، تتبع تغيير الزيت والإصلاحات. يمكن للنظام عرض تنبيهات قبل الآجال المهمة وحجب سيارة في الصيانة تلقائيًا في الجدول. ويُحيَّن الكيلومتراج عند تسجيله في محاضر الانطلاق والاسترجاع، على الويب أو من التطبيق المحمول، حسب الوحدات المفعّلة.

اقرأ أيضًا:تدبير الأسطولجدول الكراءالتطبيق المحمول للموظفين

سيارات الوكالة التي تقطع مسافات طويلة بين المدن تبلغ آجال تغيير الزيت بسرعة، وقد يتسبب نسيان الفحص التقني في توقف غير متوقع. عندما تُسجَّل الآجال ويُتتبَّع الكيلومتراج عند كل انطلاق واسترجاع، تظهر التنبيهات قبل الأجل، ما يساعد الفريق على برمجة المرور إلى الورشة مسبقًا، دون حجب الكراء في آخر لحظة.