استيراد الزبناء والسيارات والحجوزات
أول اعتراض لدى وكالة كراء تغادر Excel هو سؤال الأرشيف. هنا نشرح كيف تدخل بياناتك فعليًا إلى LocaFlotte، وما الذي يُفحص سطرًا سطرًا، وكيف تتراجع عن استيراد لا يناسبك.
فريق LocaFlotte
الوكالة التي تغيّر أداتها لا تنطلق أبدًا من صفحة بيضاء: لديها زبناء وسيارات وحجوزات سابقة، وغالبًا ملف Excel تراكم على مدى سنوات. يشرح هذا الدليل كيف تُسترجع هذه البيانات اليوم داخل LocaFlotte، دون أي خطوة متخيَّلة.
وهو موجّه إلى المسيّر الذي يُعدّ انتقاله ويريد أن يعرف، قبل الالتزام، ما الذي عليه تقديمه، وما الذي سيُفحص، وما الذي يحدث إذا كان الملف سيّئ التنسيق.
الاستيراد يُفتح بعد الاشتراك، لا أثناء التجربة
هذه أول معلومة ينبغي معرفتها لأنها تفاجئ كثيرين: أثناء التجربة المجانية يكون استيراد البيانات مغلقًا عن قصد. تُشير صفحة تدبير البيانات إلى أن الاستيراد يصبح متاحًا بعد الاشتراك، وتحيل على صفحة الاشتراك.
الاختيار مقصود: التجربة وُضعت للحكم على الأداة من خلال بضعة ملفات تُدخَل يدويًا، لا لصبّ أرشيف كامل في حساب قد يُترك لاحقًا. خلال التجربة، أنشئ بعض السيارات وحجزين أو ثلاثة يدويًا؛ أما الأرشيف فيأتي بعد ذلك، في عملية واحدة محكومة.
نماذج الملفات وسجلّ عمليات الاستيراد تبقى قابلة للاطّلاع أثناء التجربة. المحجوب هو إيداع الملفات فقط.
مسلكا الاستيراد المتاحان اليوم
داخل فضاء التدبير، يقترح تبويب الاستيراد في صفحة تدبير البيانات مسارين اثنين. والاختيار الصحيح يتوقف على الأداة التي تغادرها.
| المعيار | استيراد آلي من Heberjahiz | استيراد يدوي بمواكبة |
|---|---|---|
| لمن يوجَّه | الوكالات المغادِرة لـ Heberjahiz والتي تتوفر على ملفات تصديره | كل الحالات الأخرى: Excel، ورق ممسوح ضوئيًا، برنامج آخر |
| الملفات المقبولة | ملف CSV أو Excel واحد في كل خطوة | عدة ملفات دفعة واحدة: CSV وExcel وPDF وملفات ZIP |
| من ينجز العمل | أنت، ضمن مسار موجَّه من أربع خطوات | فريق LocaFlotte، انطلاقًا من ملفاتك وتعليماتك |
| مطابقة الأعمدة | يتعرّف عليها من عناوين أعمدة ملفات Heberjahiz | يحدّدها الفريق، ويعود إليك عند الالتباس |
| التحقق قبل الكتابة | إحصائيات والسطور المرفوضة تُعرض قبل تأكيدك | تحقق ينجزه الفريق قبل الإدماج |
في الحالتين، لا يُكتب أي شيء في قاعدة بياناتك ما لم يقع تأكيد صريح.
المسلك الأول — الاستيراد الآلي، خطوة بخطوة
يفرض مسار Heberjahiz أربع خطوات بهذا الترتيب: الزبناء، ثم السيارات، ثم الحجوزات، ثم الحجوزات الأولية. والترتيب ليس شكليًا: لا يمكن ربط حجز بسيارة أو بزبون لم يوجد بعد.
الخطوات 1انطلاق المسار
تبويب الاستيراد، بطاقة الاستيراد الآلي من Heberjahiz، ثم زر البدء. ينفتح المسار على خطوة الزبناء.
الخطوات 2إيداع ملف الخطوة
ملف CSV أو Excel، في حدود 5 ميغابايت و50000 سطر. يُحلَّل الملف ولا يُستورد بعد.
الخطوات 3قراءة نتيجة التحليل
تعرض الشاشة عدد السطور الصالحة وعدد السطور المرفوضة. وتُسرد السطور المرفوضة مع الحقل المعني والسبب: حقل إلزامي فارغ، تكرار، سيارة غير موجودة، تداخل بين حجزين.
الخطوات 4التأكيد ثم الانتقال إلى الخطوة الموالية
يكتب التأكيد السطور الصالحة في قاعدة بياناتك وينقل المسار إلى الخطوة الموالية. وتُعاد العملية نفسها للسيارات وللحجوزات وللحجوزات الأولية.
إذا وُجدت سطور مرفوضة ولم تطلب تجاوزها، يُرفض التأكيد مع ذكر عددها بدقة. صحّح الملف وأعد إيداعه: هذا أسلم من استيراد جزئي صامت.
المسلك الثاني — الاستيراد اليدوي بمواكبة
إذا كنت قادمًا من Excel أو من الورق أو من برنامج لا يصدّر بشكل سليم، فهذا هو المسلك المناسب. تودع ملفاتك كما هي — عدة ملفات دفعة واحدة، بما فيها PDF وملفات ZIP — وتضيف ملاحظة حرة موجهة إلى الفريق.
وهذه الملاحظة أهم مما يُظن: الزبناء المكرَّرون الواجب دمجهم، الملف الذي يتضمن الأثمنة الجديدة، الحجوزات القديمة التي لا داعي لاسترجاعها. إنها تختصر الذهاب والإياب. ويُتابَع تقدّم طلبك في تبويب الطلبات.
إعداد ملف يمرّ من المحاولة الأولى
الفحوص المطبّقة على كل سطر واحدة مهما كان المسلك المختار. ومعرفتها مسبقًا تجنّبك معظم الأخطاء.
| نوع البيانات | إلزامي | مرفوض أو مُنبَّه عليه |
|---|---|---|
| الزبناء | الاسم | الزبون الموجود مسبقًا يُنبَّه عليه كتكرار. ويُنصح بالهاتف: بدونه يصبح ربط الحجوزات أكثر هشاشة. |
| السيارات | رقم التسجيل والعلامة والطراز | سطران بالرقم نفسه، أو رقم تسجيل موجود أصلًا في الأسطول. |
| الحجوزات | اسم الزبون ورقم تسجيل السيارة وتاريخ البداية وتاريخ النهاية | سيارة غير موجودة، زبون غير موجود، وكل تداخل مع حجز قائم على السيارة نفسها. |
سطر واحد لكل تسجيل، تواريخ كاملة بالساعة، وعمود لرقم التسجيل مكتوب تمامًا كما في أسطولك: هذه القواعد الثلاث تكفي لمرور الأغلبية الساحقة من الملفات.
التحقق بعد العملية والتراجع عنها
تُحفظ كل عملية استيراد في السجلّ مع عدّاداتها: السطور المستوردة والمتجاوَزة والفاشلة. وهذا هو الأثر الذي ينبغي الرجوع إليه قبل استنتاج أن معطى قد اختفى؛ ففي الغالب جرى تجاوزه لسبب دقيق مكتوب إلى جانب السطر.
يمكن التراجع عن استيراد مؤكَّد. ويعالج التراجع الحجوزات أولًا، ثم السيارات، ثم الزبناء، حتى لا يقطع أبدًا صلة بين بطاقتين. وهو لا يمحو كل شيء عنوة، وذلك مقصود: تُحفظ البطاقة إذا ارتبط بها عقد أو فاتورة، أو إذا استعملها حجز أُنشئ خارج الاستيراد. وكل سطر محفوظ يحمل سببه.
يعيد التراجع أيضًا البطاقات التي حدّثها الاستيراد إلى حالتها المسجَّلة قبل التعديل.
ما لا يَعِد به هذا الدليل
- لا يوجد اليوم مساعد ذاتي لمطابقة الأعمدة لأي ملف كيفما كان: إما أن يتعرّف المسار الآلي على عناوين أعمدتك، وإما أن يتكفّل الفريق بالأمر.
- ينشئ التأكيد زبناء وسيارات وحجوزات. أما باقي أنواع البيانات الموجودة في الملف فلا تُنشأ في هذه المرحلة.
- الملف الذي يتجاوز 5 ميغابايت أو 50000 سطر ينبغي تقسيمه قبل الإيداع.
- قد يكون التراجع جزئيًا: تُحفظ البطاقات المستعملة أصلًا من طرف عقد أو فاتورة أو حجز خارج الاستيراد.
أسئلة متكررة
- هل يمكنني استيراد ملف Excel دون تحويله؟
- في المسار الآلي، يُقبل مصنَّف Excel كما يُقبل ملف CSV. أما أي ملف Excel آخر فيمرّ عبر الاستيراد اليدوي بمواكبة: تودع المصنَّف كما هو ويتكفّل الفريق بالتنسيق.
- هل يمكنني الاستيراد أثناء التجربة المجانية؟
- لا. يُفعَّل الاستيراد بعد الاشتراك. خلال التجربة، أدخِل بعض السيارات والحجوزات يدويًا: هذا كافٍ للحكم على الأداة، ويجنّبك ملء حساب قد لا تحتفظ به.
- ماذا يحدث إذا تداخل حجزان في ملفي؟
- يُنبَّه على السطر باعتباره مرفوضًا قبل أي كتابة، مع ذكر التداخل كسبب. عندها تصحّح الملف، أو تطلب صراحة تجاوز السطور المرفوضة: فلا تُستورد وتبقى مسرودة في السجلّ.
- هل يُسترجع أرشيف حجوزاتي أم الحجوزات المقبلة فقط؟
- يمكن استرجاع الحجوزات السابقة: فهي تغذّي تاريخ السيارة وتاريخ الزبون. يكفي أن تحدّد الفترة التي تريد الاحتفاظ بها، خاصة إذا كان ملفك يعود إلى سنوات.
- كم من الوقت ينبغي توقّعه؟
- المدة تتوقف على نظافة ملفاتك لا على عدد سطورها. الملف الذي يتضمن سطرًا واحدًا لكل تسجيل وتواريخ كاملة وأرقام تسجيل متناسقة يمرّ في جلسة واحدة. أما الملف غير المتجانس فيتطلب جولة أو جولتين مع الفريق.