توقيع عقد الكراء، صيغة بصيغة
التوقيع على المكتب، أو إرسال رابط، أو إضافة رمز يصل بالبريد، أو رفع عقد مُوقَّع بخط اليد: يغطي LocaFlotte هذه الحالات الأربع. وهذا ما تنتجه كل واحدة منها فعليًا، وما الذي يُحفظ.
فريق LocaFlotte
العقد هو اللحظة التي تلتزم فيها الوكالة بسيارتها وبزبونها. ونادرًا ما يُوقَّع في ظروف مثالية: الزبون مستعجل، أو في المطار، أو يأخذ السيارة لشخص آخر، أو يعيد وثيقة موقَّعة في اليوم الموالي.
يصف هذا الدليل صيغ التوقيع الأربع المتاحة، والأثر الذي تتركه كل واحدة، والآجال المطبَّقة. وهو لا يقدّم أي رأي قانوني: فقيمة التوقيع في الإثبات تتوقف على وضعيتك وتعود إلى مستشارك.
الصيغ الأربع ومتى تُستعمل
تُختار الصيغة عقدًا بعقد. ولا شيء يُلزمك باعتماد صيغة واحدة للوكالة كلها.
| الصيغة | الحالة النموذجية | ما الذي يُسجَّل |
|---|---|---|
| على جهاز الوكالة | الزبون أمامك عند المكتب | خط التوقيع اليدوي على الشاشة، مع التاريخ والساعة |
| رابط مؤمَّن | الزبون غائب: توصيل، مطار، سائق ثانٍ | خط التوقيع من جهازه، والتاريخ، وعنوان IP والمتصفح المستعملان |
| رابط مؤمَّن برمز عبر البريد | ترغب في تحقّق إضافي قبل فتح العقد | العناصر نفسها، بعد إدخال رمز يُرسَل إلى عنوان الزبون |
| رفع عقد موقَّع | وقّع الزبون على الورق وترفع أنت الوثيقة | الملف المودَع واسمه وبصمته الرقمية |
ما الذي يحدث عند إنشاء رابط توقيع
لحظة إنشاء الرابط، يُجمَّد مضمون العقد: تُسجَّل بصمته الرقمية ورقم نسخته. وإذا عُدِّل العقد بعد ذلك، أظهرت المقارنة مع تلك البصمة الأمر — وهذا بالضبط الغرض من تجميدها.
أما الرابط نفسه فلا يُحفظ أبدًا بشكل صريح: لا تُحفظ إلا بصمته. لذلك فإن رابطًا يُعثر عليه في قاعدة البيانات لا يتيح التوقيع مكان الزبون.
الخطوات 1إنشاء الرابط
يُجمَّد العقد، ويُولَّد الرابط، ويُحتسب تاريخ انتهاء صلاحيته. وافتراضيًا يبقى الرابط صالحًا 48 ساعة.
الخطوات 2الإرسال إلى الزبون
ينطلق الرابط نحو الزبون. يُسجَّل تاريخ الإرسال، ثم تاريخ أول اطّلاع عليه.
الخطوات 3التحقق بالرمز، إن اختيرت هذه الصيغة
يُرسَل رمز إلى عنوان الزبون. ويبقى صالحًا 10 دقائق مع خمس محاولات مسموح بها قبل الحجب.
الخطوات 4التوقيع والأرشفة
يوقّع الزبون على الصفحة المخصصة. ويُؤرشَف العقد الموقَّع ببصمته وحجمه ونوع ملفه؛ ويُحتفظ بعنوان IP وبالمتصفح المستعملين.
مدة صلاحية الروابط ومدة صلاحية الرموز تُضبطان لوكالتك: يمكن للرابط أن يمتد من ساعة واحدة إلى ثلاثين يومًا. والقيمتان الافتراضيتان هما 48 ساعة للرابط و10 دقائق للرمز.
محضر معاينة الانطلاق يُلحق بالعقد
حين يُصادَق على محضر معاينة عند الانطلاق، فإنه لا يُركن جانبًا: بل يصير ملحقًا بملف PDF الخاص بالعقد، بما فيه الأضرار المسجَّلة والملاحظات والصور الملتقطة.
وبالنسبة للوكالة، هذا يغيّر النقاش عند الإرجاع: فالوثيقة المسلَّمة للزبون تتضمن أصلًا الحالة المعاينة عند الانطلاق، بالتاريخ نفسه وتحت التوقيع نفسه.
تتبّع حالة التوقيع
التوقيع ليس حالتين اثنتين. فبين التحضير والعقد الموقَّع يمرّ الملف بحالات ظاهرة: رابط منشأ، مُرسَل، في انتظار الرمز، رمز مُتحقَّق منه، مُوقَّع. وقد تنتهي صلاحيته أو يُلغى أو يفشل.
هذه الحالات تغني عن أكثر الأسئلة تكرارًا عند المكتب: هل وقّع الزبون؟ الجواب مقروء في الملف، مع تاريخ آخر اطّلاع على الرابط — وهو مفيد لمعرفة ما إذا كان الزبون قد نسي ببساطة فتح الرسالة.
ما لا يَعِد به هذا الدليل
- لا يقدّم هذا الدليل أي توصيف قانوني. إنه يصف ما يسجّله المنتج ويؤرشفه؛ أما قيمة التوقيع في حالتك فتعود إلى مستشارك القانوني.
- تُصدَر العقود وملحقاتها باللغة الفرنسية.
- الرابط المنتهية صلاحيته لا يُمدَّد: يُنشأ رابط جديد، وهو ما يعيد تجميد مضمون العقد.
- الرمز عبر البريد يفترض عنوانًا صالحًا للزبون. وبدون عنوان، استعمل الرابط البسيط أو التوقيع عند المكتب.
أسئلة متكررة
- كم تدوم صلاحية رابط التوقيع؟
- 48 ساعة افتراضيًا. وتُضبط هذه المدة لوكالتك، من ساعة واحدة إلى ثلاثين يومًا. وبعد انقضائها لا يفتح الرابط العقد، فتنشئ رابطًا جديدًا.
- ماذا يحدث إذا أخطأ الزبون في الرمز؟
- يبقى الرمز صالحًا 10 دقائق مع خمس محاولات مسموح بها. وبعدها يفشل التحقق ويجب الانطلاق من إرسال جديد.
- هل يمكنني تعديل العقد بعد إرسال الرابط؟
- جُمّد المضمون عند إنشاء الرابط. فإذا عدّلت العقد، أنشئ رابطًا جديدًا: على الزبون أن يوقّع النسخة التي هي فعلًا أمامه.
- وإذا فضّل الزبون التوقيع على الورق؟
- تلك هي الصيغة الرابعة: تطبع، ويوقّع، وترفع أنت الوثيقة الموقَّعة إلى الملف. ويُؤرشَف الملف ببصمته الرقمية كباقي الصيغ.
- هل يظهر محضر المعاينة في الوثيقة الموقَّعة؟
- نعم، حين يكون قد صودق على محضر معاينة عند الانطلاق: يُلحق بملف PDF الخاص بالعقد مع الأضرار والملاحظات والصور.