تطبيق محمول لوكالة كراء: ما هي الاستعمالات الملموسة؟

في وكالة كراء، يقع جزء من العمل بعيدًا عن الاستقبال: في الموقف، في المطار، لحظة تسليم أو استرجاع سيارة. تطبيق محمول للموظفين يرافق هذا العمل الميداني، تكميلًا لفضاء التدبير على الويب المستعمل في المكتب.

يعرض هذا المقال الاستعمالات الملموسة لتطبيق محمول للموظفين، مع توضيح ما هو متاح اليوم على أندرويد وحدوده، مثل غياب وضع العمل دون اتصال.

في الميدان، لا يتوفر الموظف دائمًا على حاسوب. القدرة على الاطلاع على المعلومات المفيدة من الهاتف الذكي تساعده على تحضير الانطلاقات والاسترجاعات دون العودة إلى الاستقبال في كل مرة.

يرى الموظف لائحة الانطلاقات والاسترجاعات المبرمجة، بالسيارات المعنية. هذا يسهّل تنظيم اليوم، خاصة في فترات الذروة.

من هاتفه، يجد الموظف معلومات عميل أو سيارة، ويمكنه البحث بسرعة عن حجز محدد.

يساعد التطبيق على تحضير تسليم المفاتيح واسترجاع السيارات، اعتمادًا على نفس المعلومات الموجودة في فضاء التدبير على الويب.

حسب الوحدات المفعّلة، يتيح التطبيق إنجاز محاضر الحالة عند الانطلاق والرجوع: الكيلومتراج، الوقود، الأضرار على مخطط السيارة باللمس، الصور وتوقيعات الزبون والموظف. كما يمكن تصوير رخصة السياقة ووثيقة الهوية وإرفاقهما ببطاقة الزبون، وإضافة توقيع الموظف على العقد، ومشاركة العقد ومحضر الحالة. يحتاج التطبيق إلى اتصال بالإنترنت، ولا يتوفر حاليًا وضع للعمل دون اتصال.

اقرأ أيضًا:التطبيق المحمول للموظفينجدول الكراءمحرّر عقود PDF

نفّذ تجربة على الهواتف التي سيستعملها الموظفون فعلاً، وفي الموقف أو المطار حيث يتم التسليم، لا على شبكة المكتب فقط. راقب وضوح المعلومات تحت الإضاءة الخارجية، وسهولة الكتابة، وجودة الصور، ومدة البطارية، وما يحدث عند ضعف الاتصال أو انقطاعه. وبما أن التطبيق يحتاج إلى اتصال ولا يتوفر حاليًا وضع للعمل دون اتصال، اتفق على إجراء بديل يمنع ضياع الملاحظات أو إنشاء نسختين مختلفتين من نفس المعاينة.

قسّم الصلاحيات حسب المهمة: يحتاج موظف الميدان إلى تفاصيل الانطلاق والاسترجاع، لكنه لا يحتاج بالضرورة إلى كل الإعدادات أو التقارير المالية. استعمل حساباً اسمياً لكل شخص، واحم الهاتف بقفل مناسب، وحدد طريقة إلغاء الوصول عند ضياع الجهاز أو تغير الموظف. بعد كل اختبار، تحقق من وصول التحديث إلى ملف الكراء على الويب ومن معرفة موظف الاستقبال بمن يراجع الصور أو التوقيع أو الكيلومتراج قبل إغلاق العملية.

عند توافد عدة زبناء في نفس الوقت إلى نقطة تسليم السيارات، يصعب تحضير الانطلاقات بالترتيب. وبالاطلاع على حجوزات اليوم من التطبيق المحمول، يعرف الموظفون أي السيارات يحضّرون وبأي ترتيب، ما يساعد على انسيابية الانطلاقات دون تكرار التنقل إلى الاستقبال.

قبل مغادرة المكتب، راجع في التخطيط الانطلاقات والرجوعات والسيارات غير المتاحة، ثم افتح كل ملف للتأكد من السائق والتوقيت ومكان التسليم والمعلومات التي يحتاجها الموظف في الميدان. اختبر الاتصال على الهاتف نفسه، وتحقق من القفل والشحن والمساحة المتاحة إذا كانت الصور جزءاً من الوحدة المفعلة. لا تنسخ وثائق الزبناء إلى تطبيقات شخصية ولا تشارك الحساب بين الموظفين؛ يجب أن يبقى كل تحديث مرتبطاً بحساب وصلاحية مناسبين.

عند نهاية الجولة، قارن ما سُجل في الهاتف بما يظهر في ملف الكراء على الويب: حالة السيارة، الكيلومتراج، الوقود، الملاحظات، الصور أو التوقيعات حسب الوحدات المفعّلة. عيّن شخصاً لمراجعة الاختلافات قبل إغلاق العملية، وسجّل أي انقطاع أو خطوة مؤجلة بدل إنشاء نسخة موازية من الملف. بهذه المراجعة يعرف فريق الاستقبال ما تم في الميدان وما يحتاج إلى متابعة، علماً أن التطبيق يحتاج إلى اتصال بالإنترنت ولا يتوفر حالياً وضع للعمل دون اتصال.